Програмний продукт "BAS Документообіг КОРП" Додати до порівняння Видалити з порівняння Порівняти 0

Функціональні можливості ПРОГРАМНОГО ПРОДУКТУ "BAS Документообіг КОРП"

"BAS Документообіг КОРП" в комплексі вирішує широкий спектр завдань автоматизації обліку документів, взаємодії співробітників, контролю та аналізу виконавської дисципліни. Програма підтримує багато користувачів роботу в локальній мережі або через Інтернет. "BAS Документообіг КОРП" відповідає всім законодавчим і нормативним вимогам, що регламентують порядок роботи з документами.

ВІДПОВІДНІСТЬ УКРАЇНСЬКОГО ЗАКОНОДАВСТВА

"BAS Документообіг КОРП" дозволяє автоматизувати бізнес-процеси організаційно-розпорядчого документообігу відповідно до основних постановами і законами, які регулюють ведення діловодства та документообігу в Україні:

• Закон України від 22.05.2003 № 851-IV "Про електронні документи та електронний документообіг";
• Закон України від 05.07.1994 № 80/94-ВР "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційніх системах";
• Закон України від 02.10.1996 № 393/96-ВР "Про звернення громадян";
• Постанова КМУ від 30.11.2011 №1242 "Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах віконавчої власти, раді міністрів Автономної Республики Крим, місцевіх органах віконавчої власти";
• Постанова КМУ від 28.10.2004 №1453 "Про затвердження Типового порядку Здійснення електронного документообігу в органах віконавчої власти".

РОБОТА З ДОКУМЕНТАМИ

"BAS Документообіг КОРП" дозволяє працювати з документами будь-яких типів. Кожен документ супроводжується обліково-реєстраційної картки, набір реквізитів якої відповідає "Інструкції з діловодства №1153 від 17.10.1997", постанови Кабінету Міністрів України "Про затвердження типового порядку здійснення електронного документообігу в органах".

ЗБЕРІГАННЯ І ПРАВА ДОСТУПУ

У конфігурації програми "BAS Документообіг КОРП" внутрішні документи і файли зберігаються в структурі папок з урахуванням прав доступу.

Структура папок може формуватися відповідно до організаційної структури підприємства або за типами документів.

Кожній папці встановлюється дозвіл на виконання користувачами або групами користувачів різних операцій: читання, додавання, редагування або видалення.
Додатково до цього всі дані конфігурації "BAS Документообіг КОРП" обмежуються правами доступу в залежності від видів документів, грифів доступу до документів, груп кореспондентів і груп фізичних осіб, організацій та питань діяльності.
Безпосередньо файли можуть зберігатися як в інформаційній базі, так і в томах на диску.

АВТОМАТИЧЕСКАЯ ЗАВАНТАЖЕННЯ Фото ІЗ КАТАЛОГА

Програма вміє автоматично завантажувати файли за вказаною каталогу в локальній мережі. Як тільки в цьому каталозі з'являється файл або папка з файлами, вони відразу переносяться в папку Документообігу зі збереженням оригінальних імен та структури підпапок. Завантажені файли автоматично розпізнаються, індексуються і можуть бути негайно залучені в документообіг вашого підприємства. Це зручно використовувати для інтеграції, наприклад, з мережевими потоковими сканерами, факс-машинами і іншими додатками.

Реєстрація вхідної та вихідної ДОКУМЕНТІВ

"BAS Документообіг КОРП" дозволяє вести облік і реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції. При цьому здійснюється автоматична генерація наскрізних реєстраційних номерів по складним правилам.
Реєстрація документів проводиться відповідно до державних стандартів, типовими інструкціями і традиціями вітчизняного діловодства.
Реєстрація документа супроводжується наступними процесами:

• облік документів, що надійшли, друк штрих-кодів і реєстраційних штампів;
• автоматизація процедури розгляду документів і подальшої постановки на контроль;
• оповіщення виконавців;
• підтримка регламентованих термінів виконання документів;
• формування справ, передача закритих справ на архівне зберігання або знищення;
• подальше формування звітів по надходженню і виконання документів, за простроченими документами.

ОБЛІК ЗВЕРНЕНЬ ГРОМАДЯН

У програмі передбачена реєстрація та обробка звернень громадян відповідно до Закону України №393 / 96-ВР від 02.10.1996 "Про звернення громадян".
Передбачено облік дублікатів і повторних звернень, а також облік переадресації звернень громадян в сторонні організації і від них.
Для роботи зі зверненнями громадян використовується спеціальне робоче місце, в якому фахівець відразу бачить все що надійшли звернення громадян, історію листування і іншу супровідну інформацію по ним. Для аналізу і контролю виконання звернень громадян використовуються звіти "Виконання звернень громадян", "Структура звернень за період", "Динаміка кількості звернень", "Список звернень громадян".

ОБЛІК ДОГОВОРІВ

В "BAS Документообіг КОРП" автоматизований повний життєвий цикл договірних документів:
підготовка проекту договору;

• узгодження проекту договору, як зовнішнє, так і внутрішнє;
• облік всіх пов'язаних з договором документів, наприклад, акти, додаткові угоди;
• облік і контроль термінів дії договорів;
• автоматичне продовження строків дії за правилами, зазначеним в договорі;
• багатовалютний облік сум договорів;
• облік і контроль виконання фінансових зобов'язань за договором;
• контроль наявності супровідних документів за договором, наприклад, рахунок-фактура;
• контроль повернення переданих примірників документів за договором;
• розірвання договору.

Для аналізу договірної роботи передбачені такі звіти, як "Список укладених договорів", "Договори з закінчуються терміни дії", "Супровідні документи за договором", "Динаміка кількості укладених договорів", "Динаміка сум укладених договорів", "розірвати договір".

СКАНУВАННЯ

В "BAS Документообіг КОРП" передбачена можливість завантаження вхідних, вихідних, внутрішніх документів і файлів зі сканерів будь-яких типів, що підтримують інтерфейс TWAIN. Сканування здійснюється в формати jpg, pdf і tif, в тому числі і багатосторінковий.
Підтримується потокове сканування з автоматичним розпізнаванням штрихкодів документів і формування багатосторінкових tif або pdf файлів.
Передбачено автоматичне розпізнавання відсканованих зображень і повнотекстовий пошук по розпізнаних документів.

ЕЛЕКТРОННА ПОШТА

Вбудована в "BAS Документообіг КОРП" внутрішня пошта дозволяє:

• Відправляти по електронній пошті безпосередньо з програми будь-які документи або файли.
• Завантажувати вхідні або внутрішні документи по електронній пошті.
• При використанні ЕЦП, відправляти і приймати підписані і зашифровані файли.
• Шукати листи за реквізитами і за допомогою швидкого пошуку, шукати в числі іншого, і по текстовому змісту листів.
• Крім того, програма автоматично відстежує пошту і виводить повідомлення, що спливає в правому нижньому кутку, під час вступу нових листів. Якщо за листом було листування, то програма повідомляє про це, виводячи гіперпосилання в області читання та картці листи.

ВИКОНАННЯ ЗАВДАНЬ ПОШТОЮ

Завдання можна виконувати поштою, просто відповідаючи на спеціальні поштові повідомлення, автоматично розсилаються програмою.

ПЕРЕГЛЯД, РЕДАГУВАННЯ І КОНТРОЛЬ ВЕРСІЙ

Для перегляду і редагування документів "BAS Документообіг КОРП" використовує відповідні додатки, встановлені на локальних комп'ютерах користувачів.

Повсякденна робота з документами і файлами виконується безпосередньо на "робочому столі"; користувач бачить список редагованих документів і список невиконаних завдань, передбачена настройка "Робочого столу" з можливістю видалити, додати або поміняти місцями елементи конкретного розділу.

"BAS Документообіг КОРП" забезпечує доступ співробітників до файлів, як для перегляду, так і для редагування. Конфлікти при одночасному редагуванні документів виключаються завдяки механізму блокування файлів.
При збереженні змін в інформаційній базі автоматично створюється нова версія файлу з зазначенням автора, дати і часу створення.

Безпосередньо з картки файлу можна подивитися список версій, видалити непотрібні, змінити активну (поточну) версію. Для файлів популярних форматів (doc, rtf, html, txt, odt) підтримується порівняння версій.

ШАБЛОНИ ДОКУМЕНТІВ І Фото

В "BAS Документообіг КОРП" користувачі можуть налаштовувати і використовувати автоматично заповнюються шаблони файлів і документів. При створенні нового файлу з шаблону поля шаблону автоматично заповнюються обліковими даними, наприклад, найменування, автор, дата створення, сума договору, реквізити контрагента.
При створенні нового документа з шаблона його реквізити відразу заповнюються за шаблоном, і до документа автоматично приєднуються всі зазначені в шаблоні файли, які, в свою чергу, теж автоматично заповнюються на підставі реквізитів документа.

штрихкодування ДОКУМЕНТІВ

В "BAS Документообіг КОРП" всім документам автоматично присвоюється штрихкод, який можна:

• роздрукувати на окремому аркуші;
• роздрукувати поверх титульного аркуша паперового документа;
• роздрукувати на наклейці;
• вставити в електронний документ як зображення.

Штрих-коди використовуються для швидкого пошуку облікових карток документів і для автоматичного прикріплення файлів до документів при потоковому скануванні.

ДРУК РЕЄСТРАЦІЙНИХ ШТАМПОВ ДОКУМЕНТІВ

В "BAS Документообіг КОРП" користувачі можуть виводити на друк реєстраційний штамп документа, який містить назву організації, реєстраційний номер і дату реєстрації, штрихкод. Реєстраційний штамп може бути видрукувані на окремому аркуші, так і поверх титульного аркуша паперового документа.

ЗВ'ЯЗКУ МІЖ ДОКУМЕНТАМИ

В "BAS Документообіг КОРП" передбачені стандартні зв'язку між документами, які автоматично встановлюються, наприклад, при реєстрації відповідних документів. Програма дозволяє налаштувати додаткові зв'язки між документами і вказати правила використання цих зв'язків для видів документів. Підтримуються поодинокі, множинні, односторонні і двосторонні зв'язки.

КІЛЬКА РЕЗОЛЮЦІЙ В ДОКУМЕНТАХ

У картці документа "BAS Документообіг КОРП" можна вказати кілька резолюцій. Резолюції автоматично формуються бізнес-процесом "Розгляд" або можуть бути введені вручну. При цьому в якості авторів резолюцій можуть виступати не тільки співробітники вашого підприємства або установи, а й посадові особи сторонніх організацій.

ПЕРЕАДРЕСАЦІЯ ВХОДЯТЬ ДОКУМЕНТІВ

У програмі "BAS Документообіг КОРП" можна враховувати переадресацію вхідних документів в сторонні організації, а також отримання переадресованих вхідних документів від сторонніх організацій. При цьому програма дозволяє контролювати терміни виконання переадресованих документів.

КОНТРОЛЬ ПЕРЕДАНИХ ДОКУМЕНТІВ

Передбачено облік передачі документів посадовим особам кореспондентів і контроль термінів повернення переданих документів.

БІЗНЕС-ПРОЦЕСИ І РОБОТА КОРИСТУВАЧІВ

У програмі "BAS Документообіг КОРП" колективна робота з документами реалізована за допомогою наступних бізнес-процесів:

• Розгляд: документ потрапляє на розгляд до керівника і з його резолюцією повертається до автора документа. При цьому безпосередньо в процесі розгляду посадова особа може винести текстову резолюцію або відправити документ на виконання або ознайомлення.
• Виконання: документ передається на виконання всім користувачам за списком і контролеру для дотримання виконавської дисципліни. Один з користувачів може бути призначений відповідальним виконавцем.
• Узгодження: прикладені до такого бізнес-процесу документи потрапляють на узгодження зазначеним респондентам і потім повертаються до автора цього бізнес-процесу для ознайомлення з результатами узгодження або відправки на повторне погодження. В "BAS Документообіг КОРП" підтримуються такі варіанти узгодження, як:
• паралельне;
• послідовне;
• змішане (паралельне і послідовне), в тому числі і з урахуванням умов маршрутизації.
• Затвердження: документ потрапляє на затвердження до відповідальної особи і повертається до автора документа для ознайомлення з результатом затвердження.
• Реєстрація: документ потрапляє до секретаря для присвоєння реєстраційного номера, проставлення печатки організації і відправки кореспонденту.
• Ознайомлення: за допомогою цього бізнес-процесу потрібний документ розсилається всім користувачам за списком для ознайомлення.
• Доручення: за допомогою цього бізнес-процесу можна видавати доручення співробітникам і перевіряти їх виконання.
• Обробка вхідного документа: цей бізнес-процес автоматизує повний цикл обробки вхідного документа - розгляд, виконання, списання в справу.
• Обробка вихідного документа: цей бізнес-процес автоматизує повний цикл створення вихідного документа - погодження, затвердження, реєстрація.

Передбачена можливість призначати завдання не тільки конкретним виконавцям, а й ролям. Так, наприклад, документ можна відправити на утвердження ролі "Директор", і програма автоматично доставить відповідне завдання тому, хто в даний момент виконує цю роль, - самому директору або його заступнику.

Для забезпечення жорсткої маршрутизації передбачена можливість настройки шаблонів маршрутів бізнес-процесів по кожному виду документів з урахуванням умовної маршрутизації. Так, наприклад, для узгодження договорів, сума яких перевищує 20 тисяч гривень, буде використаний один шаблон, а для узгодження всіх інших договорів - інший. Умови маршрутизації можуть налаштовуватися в режимі конструктора або на вбудованій мові.

Терміни виконання бізнес-процесів контролюються з урахуванням графіків робіт співробітників і можуть обчислюватися не тільки в днях, а й в годинах і навіть хвилинах.

Реалізований автоматичний запуск бізнес-процесів за розкладом.

Підтримується ієрархія підпорядкованості бізнес-процесів і їх завдань. При створенні бізнес-процесу можна вказати, що він є підлеглим по відношенню до задачі іншого бізнес-процесу. Таким чином, вибудовується ієрархія бізнес-процесів і завдань, яку можуть бачити всі учасники цих бізнес-процесів з урахуванням прав доступу.
Є можливість тимчасової зупинки бізнес-процесів, яка поширюється на всі підлеглі бізнес-процеси і їх завдання.

ІНТЕГРАЦІЯ бізнес-процесів з іншими інформаційними базами

Основне призначення цього механізму інтеграції - автоматизувати такі процеси обробки даних, що перетинають кордони різних інформаційних баз; зробити перетин цих кордонів непомітним для користувачів. Приклад бізнес-процесу, що перетинає кордони конфігурацій: процес обробки замовлення покупця починається в інформаційній базі "Управління торгівлею" редакція 3, триває в "BAS Документообіг КОРП" і закінчується знову в "Управління торгівлею".

ЗРУЧНІСТЬ РОБОТИ НА КОЖЕН ДЕНЬ

Вікно "Поточні справи" на робочому столі відкривається при старті програми. Воно показує підсумкову інформацію за завданнями користувача і підлеглих (для керівників), подій календаря, повідомлень пошти та форуму по заходах, по роботі з документами, з обліку часу.
Вікно "Мої завдання" показує списки завдань поточного користувача на закладках "Завдання мені" і "Завдання від мене". На закладці "Завдання мені" відображаються завдання, призначені активного користувача безпосередньо, через ролі або делегуванням. Закладка "Завдання від мене" показує завдання, автором яких є поточний користувач.
Завдання можна позначати прапорцями різних кольорів. Це зручно при роботі з великим числом завдань.

ПОШУК

Електронний документ являє собою структурований набір даних, що містить реквізитний і змістовну частину. Реквізити документа і інформація його змістовної частини можуть бути використані в процесі пошуку конкретного документа.
В "BAS Документообіг КОРП" реалізований повнотекстовий пошук будь-яких даних (документів, файлів) не тільки по всім полям карток, але і по змісту версій файлів популярних форматів з урахуванням морфології російської, української та англійської мов.

ОБЛІК РОБОЧОГО ЧАСУ І КОНТРОЛЬ ВИКОНАННЯ

Дані обліку робочого часу і можливість його контролю забезпечують керівника інформацією для прийняття управлінських рішень і дозволяють оптимізувати роботу співробітників.
У програмі реалізована щоденна звітність співробітників, яка включає в себе дані про час, проект, зміст роботи. На підставі цих відомостей можна побудувати різні звіти про витрати часу співробітників в розрізі видів робіт, підрозділів або періодів.
Програма дозволяє вести загальний і персональний календарі і підбирати час для заходів з урахуванням зайнятості учасників. Календар можна створити на підставі будь-якого іншого предмета програми, наприклад, завдання, документа, листи, заходи.

ОРГАНІЗАЦІЯ розподілених інформаційних БАЗИ

В "BAS Документообіг КОРП" передбачена робота в режимі розподіленої інформаційної бази, в тому числі і для варіанту зберігання файлів не в інформаційній базі, а на диску.

ОБМІН ДАНИМИ З ІНШИМИ типових конфігурацій

  В "BAS Документообіг КОРП" передбачені вбудовані в систему плани обміну з типовими конфігураціями.
Додатково в комплект поставки релізів програми включені правила обміну з іншими прикладними рішеннями. Ці правила обміну готові для використання і настройки обміну за допомогою обробки "Універсальний обмін даними в форматі XML".

ВЕБ-СЕРВІСИ РОБОТИ З ФАЙЛАМИ

"BAS Документообіг КОРП" може виступати як зовнішня по відношенню до інших систем бібліотека файлів. Взаємодія між "BAS Документообіг КОРП" і іншим додатком здійснюється за допомогою веб-сервісів.
Застосування програми як бібліотеки файлів дозволяє:

• додавати файли у цьому до об'єктів вашої інформаційної бази;
• розвантажити вашу інформаційну базу за рахунок перенесення збережених файлів в "BAS Документообіг КОРП";
• забезпечити безпечне, надійне і централізоване зберігання неструктурованої інформації вашого підприємства;
• інтегрувати файли, пов'язані з вашою інформаційною базою, до загального документообіг підприємства;
• організувати єдине сховище файлів для різних інформаційних баз і додатків.