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ID do produto: k2soft-151
Documentos BAS "BAS Dokumentoobig KORP" é uma solução inovadora da classe ECM (Enterprise Content Management) com uma ampla gama de recursos para gerenciar processos de negócios e trabalho em equipe.

"BAS Dokumentoobig KORP" é uma solução inovadora da classe ECM (Enterprise Content Management) com uma ampla gama de recursos para gerenciar processos de negócios e trabalho em equipe.

Recursos
  • Количество рабочих мест
    1
  • Операционная система
    Windows XP, Windows 10, Windows Server 2012, Windows 7
  • Страна
    Украина
  • Fabricante
    BAS
Show all features (6)

Descrição do Produto


OPORTUNIDADES FUNCIONAIS DO PRODUTO DE SOFTWARE "BAS DOCUMENTOOB_G CORP"

"BAS Document Management KORP" em um complexo resolve uma ampla gama de tarefas de automação da contabilidade de documentos, interação com funcionários, controle e análise da disciplina de desempenho. O programa suporta trabalho multiusuário em uma rede local ou via Internet. O "BAS Document Management KORP" cumpre todos os requisitos legislativos e regulamentares que regem o procedimento para trabalhar com documentos.

CUMPRIMENTO DA LEGISLAÇÃO UCRÂNICA

O "BAS Dokumentoobig KORP" permite automatizar os processos de negócios do fluxo de trabalho organizacional e administrativo de acordo com as principais decisões e leis que governam o gerenciamento do trabalho de escritório e do fluxo de trabalho na Ucrânia:

  • Lei da Ucrânia de 22.5.2003, nº 851-IV "Sobre documentos eletrônicos e documentos eletrônicos";
  • A Lei da Ucrânia datada de 05.07.1994 nº 80/94-VR "Sobre a proteção da informação nos sistemas de informação e telecomunicações";
  • A Lei da Ucrânia de 10.2.1996, nº 393/96-BP "Sobre a massa de milho das massas";
  • Decreto do Gabinete de Ministros da Ucrânia datado de 30.11.2011, n. 1242 "Ao concluir as Instruções Típicas para Atividades Clericais nas autoridades centrais da região autônoma;
  • Resolução do Gabinete de Ministros da Ucrânia de 28 de outubro de 2004, nº 1453 "Sobre a certificação do procedimento padrão para gerenciamento de documentos eletrônicos nas autoridades viscosas".

TRABALHAR COM DOCUMENTOS


"BAS Dokumentoob_g KORP" permite que você trabalhe com documentos de qualquer tipo. Cada documento é acompanhado por um cartão de registro e registro, cujo conjunto de detalhes corresponde às "Instruções para trabalhos de escritório n ° 1153, de 17/10/1997", decreto do Gabinete de Ministros "Aprovação do procedimento padrão para gerenciamento eletrônico de documentos nas autoridades".

DIREITOS DE ARMAZENAMENTO E ACESSO

Na configuração do programa "BAS Dokumentoobіg KORP", os documentos e arquivos internos são armazenados na estrutura de pastas, levando em consideração os direitos de acesso.

A estrutura da pasta pode ser formada de acordo com a estrutura organizacional da empresa ou por tipo de documento.

Cada pasta é configurada para permitir que usuários ou grupos de usuários executem várias operações: ler, adicionar, editar ou excluir.
Além disso, todos os dados de configuração do "BAS Documentation KORP" são limitados por direitos de acesso, dependendo dos tipos de documentos, marcas de acesso para documentos, grupos de correspondentes e grupos de indivíduos, organizações e questões comerciais.
Os arquivos diretamente podem ser armazenados na infobase e em volumes no disco.

DOWNLOAD AUTOMÁTICO DE ARQUIVOS DO CATÁLOGO

O programa pode fazer upload automaticamente de arquivos para o diretório especificado na rede local. Assim que um arquivo ou pasta com arquivos aparecer nesse diretório, eles são imediatamente transferidos para a pasta Gerenciamento de documentos, preservando os nomes e a estrutura originais das subpastas. Os arquivos baixados são automaticamente reconhecidos, indexados e podem ser envolvidos imediatamente no gerenciamento de documentos da sua empresa. É conveniente usar para integração, por exemplo, com scanners de streaming em rede, aparelhos de fax e outros aplicativos.

REGISTO DE DOCUMENTOS RECEBIDOS E SAÍDOS

"BAS Dokumentoob_g KORP" permite gravar e registrar correspondências recebidas e enviadas. Ao mesmo tempo, a geração automática de números de registro passados é realizada de acordo com regras complexas.
O registro de documentos é realizado de acordo com os padrões estaduais, instruções padrão e tradições do trabalho doméstico.
O registro de documentos é acompanhado pelos seguintes processos:

  • contabilidade dos documentos recebidos, impressão de códigos de barras e carimbos de registro;
  • automação do procedimento de revisão de documentos e controle subsequente;
  • notificação de artistas;
  • apoio a prazos regulamentados para a execução de documentos;
  • formação de casos, transferência de arquivos fechados para armazenamento ou destruição de arquivos;
  • Geração subsequente de relatórios sobre recebimento e execução de documentos em documentos expirados.

CONTABILIDADE DE APELOS CIDADÃOS

O programa prevê o registro e processamento de recursos para cidadãos de acordo com a Lei da Ucrânia nº 393/96-BP, de 10.02.1996 "Sobre recursos para cidadãos".
É fornecida a contabilização de duplicados e recursos repetidos, bem como o encaminhamento de recursos de cidadãos para e de terceiros.
Para trabalhar com os apelos dos cidadãos, é usado um local de trabalho especial, no qual o especialista vê imediatamente todos os apelos dos cidadãos recebidos, o histórico de correspondência e outras informações que os acompanham. Para analisar e controlar a execução de recursos de cidadãos, são utilizados os relatórios "Execução de recursos de cidadãos", "Estrutura de recursos para o período", "Dinâmica do número de recursos", "Lista de recursos de cidadãos".

CONTABILIDADE DE CONTRATOS

No "BAS Documentoobig KORP", o ciclo de vida completo dos documentos do contrato é automatizado:
preparação de um projeto de contrato;

  • coordenação do projeto de acordo, externo e interno;
  • contabilidade de todos os documentos relacionados ao contrato, por exemplo, atos, acordos adicionais;
  • contabilidade e controle da validade dos contratos;
  • prorrogação automática da validade de acordo com as regras especificadas no contrato;
  • • contabilidade de várias moedas dos valores dos contratos;
  • contabilidade e controle do cumprimento de obrigações financeiras nos termos do contrato;
  • controle da disponibilidade de documentos comprovativos nos termos do contrato, por exemplo, uma fatura;
  • controle da devolução de cópias transferidas de documentos nos termos do contrato;
  • rescisão do contrato.


Para a análise do trabalho contratual, são fornecidos relatórios como "Lista de acordos concluídos", "Contratos com contratos vencidos", "Documentos de acompanhamento nos termos do contrato", "Dinâmica do número de contratos concluídos", "Dinâmica dos valores dos contratos concluídos", "Contratos rescindidos".

DIGITALIZAR

O "BAS Documentation KORP" fornece o download de documentos e arquivos internos recebidos e enviados, de scanners de qualquer tipo que suportem a interface TWAIN. A digitalização é realizada nos formatos jpg, pdf e tif, incluindo várias páginas.
Ele suporta digitalização de fluxo com reconhecimento automático de códigos de barras de documentos e a formação de arquivos tif ou pdf de várias páginas.
São fornecidos reconhecimento automático de imagens digitalizadas e pesquisa de texto completo de documentos reconhecidos.

E-MAIL

O correio interno integrado no "BAS Document Management CORP" permite:

  • Envie por e-mail diretamente do programa todos os documentos ou arquivos.
  • Carregar entrada ou documentos internos por email.
  • Ao usar o EDS, envie e receba arquivos assinados e criptografados.
  • Pesquise letras por detalhes e usando uma pesquisa rápida, pesquise, entre outras coisas, e pelo conteúdo de texto das letras.
  • Além disso, o programa monitora automaticamente o correio e exibe uma mensagem que aparece no canto inferior direito, quando novas mensagens chegam. Se houve correspondência na carta, o programa relata isso, exibindo hiperlinks na área de leitura e no cartão de carta.

DESEMPENHO DAS TAREFAS POR CORREIO

A tarefa pode ser realizada por correio, respondendo simplesmente a mensagens especiais enviadas automaticamente pelo programa.

VISUALIZANDO, EDITANDO E CONTROLANDO VERSÕES

Para visualizar e editar documentos, o "BAS Documentation KORP" usa os aplicativos apropriados instalados nos computadores locais dos usuários.

O trabalho diário com documentos e arquivos é realizado diretamente na "área de trabalho"; o usuário vê uma lista de documentos editáveis e uma lista de tarefas que não foram concluídas; uma configuração de "Área de trabalho" é fornecida com a capacidade de excluir, adicionar ou trocar elementos de uma seção específica.

"BAS Dokumentoob_g KORP" fornece aos funcionários acesso aos arquivos, para visualização e edição. Os conflitos durante a edição de documentos são eliminados graças ao mecanismo de bloqueio de arquivos.
Ao salvar as alterações na infobase, uma nova versão do arquivo é criada automaticamente com o autor, a data e a hora da criação.

Diretamente do cartão de arquivo, você pode ver a lista de versões, excluir as desnecessárias, alterar a versão ativa (atual). Para arquivos de formatos populares (doc, rtf, html, txt, odt), a comparação de versões é suportada.

DOCUMENTOS E ARQUIVOS

No "BAS Documentation KORP", os usuários podem configurar e usar modelos de arquivos e documentos preenchidos automaticamente. Ao criar um novo arquivo a partir de um modelo, os campos do modelo são preenchidos automaticamente com credenciais, por exemplo, nome, autor, data de criação, valor do contrato e detalhes da contraparte.
Ao criar um novo documento a partir de um modelo, seus detalhes são preenchidos imediatamente de acordo com o modelo e todos os arquivos especificados no modelo são automaticamente anexados ao documento, que, por sua vez, também são preenchidos automaticamente com base nos detalhes do documento.

DOCUMENTOS DE CÓDIGO DE BARRAS

Em "Documentação BAS KORP", todos os documentos recebem automaticamente um código de barras, que pode:

  • imprimir em uma folha separada;
  • imprimir sobre a página de título de um documento em papel;
  • imprimir em um adesivo;
  • insira em um documento eletrônico como uma imagem.

Os códigos de barras são usados para procurar rapidamente credenciais de documentos e anexar arquivos automaticamente a documentos durante a digitalização em fluxo.

SELOS DE REGISTO DE DOCUMENTOS DE IMPRESSÃO

No "BAS Documentation KORP", os usuários podem imprimir o carimbo de registro de um documento que contém o nome da organização, número de registro e data do registro, código de barras. O carimbo de registro pode ser impresso em uma folha separada e na parte superior da página de título de um documento em papel.

RELAÇÃO ENTRE DOCUMENTOS

O "BAS Documentation KORP" fornece relacionamentos padrão entre documentos que são estabelecidos automaticamente, por exemplo, ao registrar documentos de resposta. O programa permite configurar relacionamentos adicionais entre documentos e especificar as regras para o uso desses relacionamentos para tipos de documentos. Comunicações únicas, múltiplas, unidirecionais e bidirecionais são suportadas.

VÁRIAS RESOLUÇÕES EM DOCUMENTOS

No cartão de documento "BAS Documentation KORP", você pode especificar várias resoluções. As resoluções são geradas automaticamente pelo processo de negócios Revisar ou podem ser inseridas manualmente. Ao mesmo tempo, os autores das resoluções podem ser não apenas funcionários da sua empresa ou instituição, mas também funcionários de organizações de terceiros.

ENVIO DE DOCUMENTOS RECEBIDOS

No programa "BAS Documentation KORP", é possível levar em consideração o encaminhamento de documentos recebidos para organizações de terceiros, bem como o recebimento de documentos recebidos redirecionados de organizações de terceiros. Nesse caso, o programa permite controlar o tempo da execução dos documentos encaminhados.

CONTROLE DE DOCUMENTOS TRANSFERIDOS

Há um registro da transferência de documentos para funcionários correspondentes e controle do momento da devolução dos documentos transferidos.

PROCESSOS DE NEGÓCIOS E TRABALHO DO USUÁRIO

No programa "BAS Documentation KORP", o trabalho em equipe com documentos é implementado usando os seguintes processos de negócios:

  • Consideração: o documento é submetido à consideração do chefe e, com sua resolução, é devolvido ao autor do documento. Nesse caso, diretamente no processo de consideração, um funcionário pode fazer uma resolução de texto ou enviar um documento para execução ou familiarização.
  • Execução: o documento é transmitido para execução a todos os usuários da lista e ao controlador para cumprir a disciplina executiva. Um dos usuários pode ser apontado como executor responsável.
  • Aprovação: os documentos anexados a esse processo de negócios são aprovados pelos respondentes indicados e, em seguida, retornam ao autor desse processo de negócios para se familiarizar com os resultados da aprovação ou enviar para aprovação novamente. Na "Documentação BAS KORP", essas opções de aprovação são suportadas como:
    • paralelo;
    • seqüencial;
    • misto (paralelo e serial), inclusive levando em consideração as condições de roteamento.
  • Aprovação: o documento é enviado para aprovação à pessoa responsável e retornado ao autor do documento para se familiarizar com o resultado da aprovação.
  • Registro: o documento chega à secretaria para atribuir um número de registro, apor o selo da organização e enviá-lo ao correspondente.
  • Familiarização: usando esse processo de negócios, o documento necessário é enviado a todos os usuários da lista para familiarização.
  • Instrução: usando esse processo de negócios, você pode emitir instruções para os funcionários e verificar sua implementação.
  • Processando um documento recebido: esse processo comercial automatiza todo o ciclo de processamento de um documento recebido - revisão, execução, baixa.
  • Processamento de saída: esse processo comercial automatiza todo o ciclo de criação de um documento de saída - aprovação, aprovação, registro.

É possível atribuir tarefas não apenas a artistas específicos, mas também a funções. Assim, por exemplo, um documento pode ser enviado para aprovação da função de "Diretor", e o programa entregará automaticamente a tarefa correspondente àquele que atualmente desempenha essa função - ao próprio diretor ou seu substituto.

Para garantir um roteamento rígido, é possível configurar modelos de roteiros de processos de negócios para cada tipo de documento, levando em consideração o roteamento condicional. Assim, por exemplo, um modelo será usado para acordar contratos, cujo valor excede 20 mil hryvnias e outro para coordenar todos os outros acordos. As condições de roteamento podem ser configuradas no modo de design ou no idioma incorporado.

Os prazos para execução dos processos de negócios são monitorados levando em consideração os horários de trabalho dos funcionários e podem ser calculados não apenas em dias, mas também em horas e até minutos.

Implementou o lançamento automático de processos de negócios em um cronograma.

A hierarquia de subordinação dos processos de negócios e suas tarefas é suportada. Ao criar um processo de negócios, você pode especificar que ele está subordinado à tarefa de outro processo de negócios. Assim, é criada uma hierarquia de processos e tarefas de negócios, que pode ser vista por todos os participantes desses processos de negócios, levando em consideração os direitos de acesso.
Existe a possibilidade de parar temporariamente os processos de negócios, que se aplicam a todos os processos de negócios subordinados e suas tarefas.

INTEGRAÇÃO DE PROCESSOS DE NEGÓCIOS COM OUTRAS BASES DE DADOS DE INFORMAÇÃO

O principal objetivo desse mecanismo de integração é automatizar esses processos de processamento de dados que ultrapassam os limites de várias bases de informações; tornar o cruzamento dessas fronteiras invisível para os usuários. Um exemplo de um processo de negócios que ultrapassa os limites das configurações: o processo de processamento de um pedido do cliente começa na base de informações do Trade Management, edição 3, continua no BAS Documentation KORP e termina novamente no Trade Management.

CONVENIÊNCIA DO TRABALHO TODOS OS DIAS

A janela "Atualidades" na área de trabalho é aberta quando o programa é iniciado. Ele mostra as informações resumidas sobre as tarefas do usuário e dos subordinados (para gerentes), eventos do calendário, mensagens de correio e fórum sobre eventos, sobre o trabalho com documentos, sobre o rastreamento de horas.
A janela "Minhas tarefas" mostra as listas de tarefas do usuário atual nas guias "Tarefa para mim" e "Tarefa de mim". A guia "Tarefa para mim" reflete as tarefas destinadas ao usuário atual diretamente, por meio de funções ou delegação. A guia "Tarefa de mim" mostra as tarefas criadas pelo usuário atual.
A tarefa pode ser indicada por bandeiras de cores diferentes. Isso é conveniente ao trabalhar com um grande número de tarefas.

PESQUISA

Um documento eletrônico é um conjunto de dados estruturado que contém a parte necessária e substantiva. Os detalhes do documento e as informações de seu conteúdo podem ser usados no processo de busca por um documento específico.
No "BAS Dokumentoobig KORP", uma pesquisa em texto completo de todos os dados (documentos, arquivos) é implementada não apenas para todos os campos de cartões, mas também para o conteúdo de versões de arquivos de formatos populares, levando em consideração a morfologia dos idiomas russo, ucraniano e inglês.

CONTABILIDADE DO TEMPO DE TRABALHO E CONTROLE DA EXECUÇÃO

Os dados contábeis do tempo de trabalho e a possibilidade de seu controle fornecem ao chefe informações para a tomada de decisões gerenciais e permitem otimizar o trabalho dos funcionários.
O programa implementa relatórios diários dos funcionários, que incluem dados de tempo, projeto e conteúdo do trabalho. Com base nessas informações, é possível criar vários relatórios sobre o tempo gasto pelos funcionários no contexto dos tipos de trabalho, departamentos ou períodos.
O programa permite que você mantenha um calendário comum e pessoal e selecione o horário dos eventos, levando em consideração o emprego dos participantes. Um calendário pode ser criado com base em qualquer outro assunto do programa, por exemplo, tarefas, documentos, cartas, eventos.

ORGANIZAÇÃO DA BASE DE DADOS DE INFORMAÇÃO DISTRIBUÍDA

O "BAS Documentation KORP" fornece trabalho em um modo de infobase distribuída, incluindo a opção de armazenar arquivos não na infobase, mas no disco.

TROCA DE DADOS COM OUTRAS CONFIGURAÇÕES TÍPICAS

  No "BAS Document Management KORP", planos de troca com configurações padrão são incorporados ao sistema.
Além disso, o pacote de troca com outras soluções de aplicativos está incluído no pacote de versões do programa. Essas regras de troca estão prontas para usar e configurar a troca usando o processamento do Universal XML Data Exchange.

SERVIÇOS DE SERVIÇO WEB COM ARQUIVOS

O "BAS Dokumentoob_g KORP" pode atuar como uma biblioteca externa de arquivos em relação a outros sistemas. A interação entre o "BAS Documentation KORP" e outro aplicativo é realizada usando serviços da web.
O uso do programa como uma biblioteca de arquivos permite:

  • adicione anexos aos objetos da sua infobase;
  • Alivie sua base de informações transferindo os arquivos salvos para o "BAS Documentation KORP";
  • fornecer armazenamento seguro, confiável e centralizado de informações não estruturadas da sua empresa;
  • integrar arquivos relacionados à sua base de informações no fluxo geral de documentos da empresa;
  • organizar um armazenamento de arquivo único para várias infobases e aplicativos.

Preço: €2,090

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