Dokumenty BAS Add to comparison table Remove from comparison table Compare 0

MOŻLIWOŚCI FUNKCJONALNE PRODUKTU OPROGRAMOWANIA „BAS DOCUMENTOOB_G CORP”

„BAS Document Management KORP” w kompleksie rozwiązuje szeroki zakres zadań automatyzacji rozliczania dokumentów, interakcji pracowników, kontroli i analizy dyscypliny wydajności. Program obsługuje pracę wielu użytkowników w sieci lokalnej lub przez Internet. „BAS Document Management KORP” spełnia wszystkie wymogi prawne i regulacyjne dotyczące procedury pracy z dokumentami.

ZGODNOŚĆ Z PRZEPISAMI UKRAIŃSKIMI

„BAS Dokumentoobig KORP” pozwala zautomatyzować procesy biznesowe organizacyjnego i administracyjnego przepływu pracy zgodnie z głównymi decyzjami i przepisami dotyczącymi zarządzania pracą biurową i przepływem pracy na Ukrainie:

• Ustawa Ukrainy z 05.22.2003 nr 851-IV „O dokumentach elektronicznych i dokumentach elektronicznych”;
• Ustawa Ukrainy z dnia 05.07.1994 nr 80/94-VR „O ochronie informacji w systemach informatycznych i telekomunikacyjnych”;
• Ustawa Ukrainy z 02.10.1996 r. Nr 393/96-BP „O masie kukurydzy mas”;
• Dekret Gabinetu Ministrów Ukrainy z dnia 30.11.2011 r. Nr 1242 „W sprawie wypełnienia typowych instrukcji dotyczących działalności urzędniczej w centralnych władzach regionu autonomicznego;
• Uchwała Gabinetu Ministrów Ukrainy z dnia 28 października 2004 r. Nr 1453 „W sprawie certyfikacji standardowej procedury elektronicznego zarządzania dokumentami w organach lepkich”.

PRACA Z DOKUMENTAMI

„BAS Dokumentoob_g KORP” pozwala na pracę z dokumentami dowolnego typu. Do każdego dokumentu dołączona jest karta rejestracyjna i rejestracyjna, której zestaw danych odpowiada „Instrukcjom pracy biurowej nr 1153 z 17.10.1997”, dekretowi Gabinetu Ministrów „W sprawie zatwierdzenia standardowej procedury wdrażania elektronicznego zarządzania dokumentami w organach”.

PRAWO PRZECHOWYWANIA I DOSTĘPU

W konfiguracji programu „BAS Dokumentoobіg KORP” dokumenty wewnętrzne i pliki są przechowywane w strukturze folderów z uwzględnieniem praw dostępu.

Struktura folderów może być utworzona zgodnie ze strukturą organizacyjną przedsiębiorstwa lub według typu dokumentu.

Każdy folder jest ustawiony tak, aby umożliwić użytkownikom lub grupom użytkowników wykonywanie różnych operacji: odczytywanie, dodawanie, edytowanie lub usuwanie.
Ponadto wszystkie dane konfiguracyjne „Dokumentacji BAS KORP” są ograniczone prawami dostępu w zależności od rodzajów dokumentów, oznaczeń dostępu do dokumentów, grup korespondentów i grup osób, organizacji i problemów biznesowych.
Pliki mogą być bezpośrednio przechowywane zarówno w infobazie, jak i woluminach na dysku.

AUTOMATYCZNE POBIERANIE PLIKÓW Z KATALOGU

Program może automatycznie przesyłać pliki do określonego katalogu w sieci lokalnej. Gdy tylko plik lub folder z plikami pojawi się w tym katalogu, są one natychmiast przenoszone do folderu Zarządzanie dokumentami z zachowaniem oryginalnych nazw i struktury podfolderów. Pobrane pliki są automatycznie rozpoznawane, indeksowane i mogą być natychmiast zaangażowane w zarządzanie dokumentami w przedsiębiorstwie. Jest wygodny w użyciu do integracji, na przykład ze skanerami strumieniowymi sieci, faksami i innymi aplikacjami.

REJESTRACJA DOCHODZĄCYCH I WYJŚCIOWYCH DOKUMENTÓW

„BAS Dokumentoob_g KORP” pozwala rejestrować i rejestrować przychodzącą i wychodzącą korespondencję. Jednocześnie automatyczne generowanie numerów rejestracyjnych odbywa się zgodnie ze złożonymi zasadami.
Rejestracja dokumentów odbywa się zgodnie ze standardami państwowymi, standardowymi instrukcjami i tradycjami prac domowych.
Rejestracji dokumentów towarzyszą następujące procesy:

• rozliczanie otrzymanych dokumentów, drukowanie kodów kreskowych i znaczków rejestracyjnych;
• automatyzacja procedury przeglądania dokumentów i późniejszej kontroli;
• powiadomienie wykonawców;
• wsparcie dla uregulowanych terminów wykonania dokumentów;
• tworzenie spraw, przesyłanie zamkniętych plików w celu archiwizacji lub zniszczenia;
• Kolejne generowanie raportów o otrzymaniu i wykonaniu dokumentów dotyczących dokumentów, które wygasły.

RACHUNKOWOŚĆ ODWOŁAŃ OBYWATELSKICH

Program przewiduje rejestrację i rozpatrywanie odwołań obywatelskich zgodnie z ustawą Ukrainy nr 393/96-BP z 02.10.1996 „O odwołaniach obywateli”.
Zapewniono rozliczanie duplikatów i powtarzających się odwołań, a także rozliczanie przekazywania odwołań obywateli do i od stron trzecich.
Do rozpatrywania odwołań od obywateli stosuje się specjalne miejsce pracy, w którym specjalista natychmiast widzi wszystkie otrzymane odwołania od obywateli, historię korespondencji i inne informacje na ich temat. Do analizy i kontroli wykonywania odwołań od obywateli wykorzystywane są raporty „Realizacja odwołań od obywateli”, „Struktura odwołań w danym okresie”, „Dynamika liczby odwołań”, „Lista odwołań od obywateli”.

RACHUNKOWOŚĆ UMÓW

W „BAS Documentoobig KORP” pełny cykl życia dokumentów kontraktowych jest zautomatyzowany:
przygotowanie projektu umowy;

• koordynacja projektu umowy, zarówno zewnętrzna, jak i wewnętrzna;
• rozliczanie wszystkich dokumentów związanych z umową, na przykład aktów, umów dodatkowych;
• rozliczanie i kontrola ważności umów;
• automatyczne przedłużenie ważności zgodnie z zasadami określonymi w umowie;
• • wielowalutowe rozliczanie kwot kontraktów;
• rozliczanie i kontrola realizacji zobowiązań finansowych wynikających z umowy;
• kontrola dostępności dokumentów uzupełniających w ramach umowy, na przykład faktury;
• kontrola zwrotu przesłanych kopii dokumentów w ramach umowy;
• rozwiązanie umowy.

Do analizy prac kontraktowych dostarczane są takie raporty jak „Lista zawartych umów”, „Umowy z wygasającymi umowami”, „Dokumenty towarzyszące umowie”, „Dynamika liczby zawartych umów”, „Dynamika kwot zawartych umów”, „Umowy rozwiązane”.

SKANUJ

„Dokumentacja BAS KORP” zapewnia możliwość pobierania przychodzących, wychodzących, wewnętrznych dokumentów i plików ze skanerów dowolnego typu, które obsługują interfejs TWAIN. Skanowanie odbywa się w formatach jpg, pdf i tif, w tym wielostronicowych.
Obsługuje skanowanie strumieniowe z automatycznym rozpoznawaniem kodów kreskowych dokumentów i tworzeniem wielostronicowych plików tif lub pdf.
Zapewnione jest automatyczne rozpoznawanie zeskanowanych obrazów i wyszukiwanie pełnotekstowe rozpoznanych dokumentów.

E-MAIL

Poczta wewnętrzna zintegrowana z „BAS Document Management CORP” umożliwia:

• Wyślij e-mailem bezpośrednio z programu wszelkie dokumenty lub pliki.
• Prześlij wejściowe lub wewnętrzne dokumenty e-mailem.
• Korzystając z EDS, wysyłaj i odbieraj podpisane i zaszyfrowane pliki.
• Przeszukuj litery według szczegółów i za pomocą szybkiego wyszukiwania, przeszukuj między innymi według zawartości tekstowej liter.
• Ponadto program automatycznie monitoruje pocztę i wyświetla wiadomość, która pojawia się w prawym dolnym rogu, gdy nadchodzą nowe wiadomości. Jeśli w liście była korespondencja, program zgłasza to, wyświetlając hiperłącza w obszarze czytania i na karcie listowej.

WYKONANIE ZADAŃ POCZTĄ

Zadanie można wykonać pocztą, po prostu odpowiadając na specjalne wiadomości e-mail wysyłane automatycznie przez program.

PRZEGLĄDANIE, EDYCJA I KONTROLA WERSJI

Do przeglądania i edycji dokumentów „Dokumentacja BAS KORP” używa odpowiednich aplikacji zainstalowanych na komputerach lokalnych użytkowników.

Codzienna praca z dokumentami i plikami odbywa się bezpośrednio na „pulpicie”; użytkownik widzi listę edytowalnych dokumentów i listę zadań, które nie zostały zakończone, a ustawienie „Pulpit” umożliwia usuwanie, dodawanie lub zamianę elementów określonej sekcji.

„BAS Dokumentoob_g KORP” zapewnia pracownikom dostęp do plików, zarówno do przeglądania, jak i edycji. Konflikty podczas edycji dokumentów są eliminowane dzięki mechanizmowi blokowania plików.
Podczas zapisywania zmian w infobazie automatycznie tworzona jest nowa wersja pliku wraz z autorem, datą i godziną utworzenia.

Bezpośrednio z karty pliku możesz zobaczyć listę wersji, usunąć niepotrzebne, zmienić aktywną (aktualną) wersję. W przypadku plików popularnych formatów (doc, rtf, html, txt, odt) obsługiwane jest porównanie wersji.

DOKUMENTY I PLIKI

W „Dokumentacji BAS KORP” użytkownicy mogą konfigurować i używać automatycznie wypełnianych szablonów plików i dokumentów. Podczas tworzenia nowego pliku z szablonu pola szablonu są automatycznie wypełniane poświadczeniami, na przykład imieniem i nazwiskiem, autorem, datą utworzenia, kwotą umowy i szczegółami kontrahenta.
Podczas tworzenia nowego dokumentu z szablonu jego szczegóły są natychmiast wypełniane zgodnie z szablonem, a wszystkie pliki określone w szablonie są automatycznie dołączane do dokumentu, które z kolei są również automatycznie wypełniane na podstawie szczegółów dokumentu.

DOKUMENTY KODOWE

W „Dokumentacji BAS KORP” do wszystkich dokumentów automatycznie przypisywany jest kod kreskowy, który może:

• wydrukować na osobnym arkuszu;
• wydrukować na stronie tytułowej dokumentu papierowego;
• wydrukować na naklejce;
• wstaw do dokumentu elektronicznego jako obraz.

Kody kreskowe służą do szybkiego wyszukiwania poświadczeń dokumentów i automatycznego dołączania plików do dokumentów podczas skanowania strumieniowego.

DRUKOWANIE ZNAKÓW REJESTRACJI DOKUMENTU

W „Dokumentacji BAS KORP” użytkownicy mogą wydrukować stempel rejestracyjny dokumentu zawierającego nazwę organizacji, numer rejestracyjny i datę rejestracji, kod kreskowy. Znaczek rejestracyjny można wydrukować zarówno na osobnym arkuszu, jak i na górze strony tytułowej dokumentu papierowego.

STOSUNKI MIĘDZY DOKUMENTAMI

„Dokumentacja BAS KORP” zapewnia standardowe relacje między dokumentami, które są ustanawiane automatycznie, na przykład podczas rejestracji dokumentów odpowiedzi. Program pozwala skonfigurować dodatkowe relacje między dokumentami i określić zasady korzystania z tych relacji dla typów dokumentów. Obsługiwana jest komunikacja pojedyncza, wielokrotna, jednokierunkowa i dwukierunkowa.

KILKA ROZDZIAŁÓW W DOKUMENTACH

Na karcie dokumentu „Dokumentacja BAS KORP” można określić kilka rozdzielczości. Rozwiązania są generowane automatycznie przez proces biznesowy przeglądania lub mogą być wprowadzane ręcznie. Jednocześnie autorami uchwał mogą być nie tylko pracownicy Twojej firmy lub instytucji, ale także urzędnicy organizacji zewnętrznych.

SPEDYCJA DOCHODZĄCYCH DOKUMENTÓW

W programie „Dokumentacja BAS KORP” możesz wziąć pod uwagę przekazywanie dokumentów przychodzących do organizacji zewnętrznych, a także odbiór przekierowanych dokumentów przychodzących od organizacji zewnętrznych. Jednocześnie program pozwala kontrolować czas wykonywania przesłanych dokumentów.

KONTROLA PRZENIESIONYCH DOKUMENTÓW

Istnieje zapis przekazywania dokumentów urzędnikom korespondencyjnym oraz kontrola terminu zwrotu przesłanych dokumentów.

PROCESY BIZNESOWE I PRACA UŻYTKOWNIKA

W programie „Dokumentacja BAS KORP” praca zespołowa z dokumentami realizowana jest przy użyciu następujących procesów biznesowych:

• Uwaga: dokument zostaje przedłożony do rozpatrzenia kierownikowi, a wraz z jego rozstrzygnięciem jest zwrócony autorowi dokumentu. W takim przypadku bezpośrednio w trakcie rozpatrywania urzędnik może rozwiązać tekst lub przesłać dokument w celu wykonania lub zapoznania się.
• Wykonanie: dokument jest przekazywany do wykonania wszystkim użytkownikom na liście i administratorowi w celu zachowania dyscypliny wykonawczej. Jeden z użytkowników może zostać wyznaczony jako odpowiedzialny wykonawca.
• Zatwierdzenie: dokumenty dołączone do takiego procesu biznesowego są zatwierdzane przez wskazanych respondentów, a następnie zwracane autorowi tego procesu biznesowego w celu zapoznania się z wynikami zatwierdzenia lub przesłania do ponownego zatwierdzenia. W „Dokumentacji BAS KORP” obsługiwane są następujące opcje zatwierdzania:
• równoległy;
• sekwencyjny;
• mieszane (równoległe i szeregowe), w tym z uwzględnieniem warunków routingu.
• Zatwierdzenie: dokument jest przekazywany do zatwierdzenia osobie odpowiedzialnej i zwracany autorowi dokumentu w celu zapoznania się z wynikiem zatwierdzenia.
• Rejestracja: dokument dostaje się do sekretarza, aby przydzielić numer rejestracyjny, opatrzyć pieczęć organizacji i wysłać go do korespondenta.
• Zapoznanie: w ramach tego procesu biznesowego wymagany dokument jest wysyłany do wszystkich użytkowników na liście w celu zapoznania się.
• Instrukcja: za pomocą tego procesu biznesowego możesz wydawać instrukcje pracownikom i weryfikować ich wdrożenie.
• Przetwarzanie przychodzącego dokumentu: ten proces biznesowy automatyzuje pełny cykl przetwarzania przychodzącego dokumentu - przegląd, wykonanie, umorzenie.
• Przetwarzanie danych wychodzących: ten proces biznesowy automatyzuje pełny cykl tworzenia dokumentu wychodzącego - zatwierdzenie, zatwierdzenie, rejestracja.

Możliwe jest przypisanie zadań nie tylko określonym wykonawcom, ale także rolom. Na przykład można wysłać dokument w celu zatwierdzenia roli „Dyrektora”, a program automatycznie dostarczy odpowiednie zadanie osobie, która obecnie pełni tę rolę - samemu dyrektorowi lub jego zastępcy.

Aby zapewnić ścisłe kierowanie, istnieje możliwość skonfigurowania szablonów tras procesów biznesowych dla każdego rodzaju dokumentu, z uwzględnieniem routingu warunkowego. Na przykład jeden szablon zostanie wykorzystany do uzgodnienia umów, których kwota przekracza 20 tysięcy hrywien, a drugi do koordynowania wszystkich innych umów. Warunki routingu można skonfigurować w trybie projektowania lub we wbudowanym języku.

Terminy realizacji procesów biznesowych są monitorowane z uwzględnieniem harmonogramów pracy pracowników i mogą być obliczane nie tylko w dniach, ale także w godzinach, a nawet minutach.

Wdrożone automatyczne uruchamianie procesów biznesowych zgodnie z harmonogramem.

Obsługiwana jest hierarchia podporządkowania procesów biznesowych i ich zadań. Podczas tworzenia procesu biznesowego można określić, że jest on podporządkowany zadaniu innego procesu biznesowego. W ten sposób budowana jest hierarchia procesów biznesowych i zadań, która jest widoczna dla wszystkich uczestników tych procesów biznesowych, z uwzględnieniem praw dostępu.
Istnieje możliwość tymczasowego zatrzymania procesów biznesowych, które dotyczą wszystkich podrzędnych procesów biznesowych i ich zadań.

INTEGRACJA PROCESÓW BIZNESOWYCH Z INNYMI BAZAMI INFORMACYJNYMI

Głównym celem tego mechanizmu integracji jest automatyzacja takich procesów przetwarzania danych, które przekraczają granice różnych baz informacji; sprawiają, że przekraczanie tych granic jest niewidoczne dla użytkowników. Przykład procesu biznesowego, który przekracza granice konfiguracji: proces przetwarzania zamówienia klienta rozpoczyna się w bazie informacji Zarządzanie handlem, wydanie 3, trwa w Dokumentacji BAS KORP i kończy się ponownie w Zarządzaniu handlem.

WYGODA PRACY KAŻDEGO DNIA

Okno „Sprawy bieżące” na pulpicie otwiera się po uruchomieniu programu. Pokazuje informacje podsumowujące o zadaniach użytkownika i podwładnych (dla menedżerów), wydarzeniach w kalendarzu, wiadomościach e-mail i wiadomościach forum na temat wydarzeń, pracy z dokumentami, śledzenia czasu.
Okno „Moje zadania” pokazuje listy zadań bieżącego użytkownika na kartach „Zadanie do mnie” i „Zadanie ode mnie”. Zakładka „Zadanie do mnie” odzwierciedla zadania przeznaczone dla bieżącego użytkownika bezpośrednio, poprzez role lub delegację. Karta „Zadanie ode mnie” pokazuje zadania, których autorem jest bieżący użytkownik.
Zadanie może być oznaczone flagami w różnych kolorach. Jest to wygodne podczas pracy z dużą liczbą zadań.

SZUKAJ

Dokument elektroniczny to uporządkowany zestaw danych zawierający wymaganą i merytoryczną część. Szczegóły dokumentu i informacje o jego zawartości mogą być wykorzystane w procesie wyszukiwania określonego dokumentu.
W „BAS Dokumentoobig KORP” zaimplementowano wyszukiwanie pełnotekstowe dowolnych danych (dokumentów, plików) nie tylko dla wszystkich pól kart, ale także dla zawartości wersji plików popularnych formatów, z uwzględnieniem morfologii języka rosyjskiego, ukraińskiego i angielskiego.

RACHUNKOWOŚĆ CZASU PRACY I KONTROLA WYKONANIA

Dane rozliczania czasu pracy i możliwość jego kontroli dostarczają szefowi informacji do podejmowania decyzji zarządczych i pozwalają optymalizować pracę pracowników.
Program wdraża codzienne raportowanie przez pracowników, które obejmuje dane dotyczące czasu, projektu, treści pracy. Na podstawie tych informacji możliwe jest tworzenie różnych raportów dotyczących czasu spędzanego przez pracowników w kontekście rodzajów pracy, działów lub okresów.
Program pozwala zachować wspólne i osobiste kalendarze oraz wybrać czas na wydarzenia, biorąc pod uwagę zatrudnienie uczestników. Kalendarz można utworzyć na podstawie dowolnego innego przedmiotu programu, na przykład zadań, dokumentów, listów, wydarzeń.

ORGANIZACJA DANYCH DANYCH INFORMACYJNYCH

„Dokumentacja BAS KORP” zapewnia pracę w trybie rozproszonej bazy danych, w tym opcję przechowywania plików nie w bazie danych, ale na dysku.

WYMIANA DANYCH Z INNYMI TYPOWYMI KONFIGURACJAMI

  W „BAS Document Management KORP” plany wymiany ze standardowymi konfiguracjami są wbudowane w system.
Dodatkowo pakiet wymiany z innymi rozwiązaniami aplikacyjnymi znajduje się w pakiecie wydań programu. Te reguły wymiany są gotowe do użycia i konfigurują wymianę za pomocą przetwarzania Universal XML Data Exchange.

USŁUGI SERWISOWE W INTERNECIE Z PLIKAMI

„BAS Dokumentoob_g KORP” może działać jako zewnętrzna biblioteka plików w stosunku do innych systemów. Interakcja między „Dokumentacją BAS KORP” a inną aplikacją odbywa się za pomocą usług internetowych.
Używanie programu jako biblioteki plików pozwala:

• dodaj załączniki do obiektów swojej infobazy;
• Odśwież swoją bazę informacyjną, przesyłając zapisane pliki do „Dokumentacji BAS KORP”;
• zapewniać bezpieczne, niezawodne i scentralizowane przechowywanie nieustrukturyzowanych informacji o przedsiębiorstwie;
• zintegrować pliki związane z bazą informacji w ogólny obieg dokumentów przedsiębiorstwa;
• zorganizować przechowywanie jednego pliku dla różnych baz danych i aplikacji.