ソフトウェア製品「BAS DOCUMENTOOB_G CORP」の機能的機会
複雑な「BAS Document Management KORP」は、ドキュメント会計の自動化、従業員との対話、パフォーマンスの統制の制御と分析といった幅広いタスクを解決します。このプログラムは、ローカルネットワークまたはインターネットを介したマルチユーザー作業をサポートしています。 「BAS Document Management KORP」は、ドキュメントの操作手順を規定するすべての法規制要件に準拠しています。
ウクライナの法令への準拠
「BAS Dokumentoobig KORP」を使用すると、ウクライナの事務処理とワークフローの管理を管理する主な決定と法律に従って、組織ワークフローと管理ワークフローのビジネスプロセスを自動化できます。
- 2003年5月22日付けのウクライナ法、第851-IV号「電子文書および電子文書について」。
- 1994年7月5日付けのウクライナの法律、No。80 /94-VR「情報通信システムにおける情報の保護について」。
- 1996年2月10日付けのウクライナ法、第393 /96-BP号「ミサのトウモロコシのミサについて」
- 2011年11月30日付けのウクライナ内閣令令第1242号「自治区の中央当局、クリミア自治共和国のRad省、および自治区の地方自治体の当局における事務活動のための典型的な指示の完了について」;
- 2004年10月28日付けのウクライナ内閣閣僚会議決議第1453号「粘性当局における電子文書管理のためのモデル手続の承認について」。
ドキュメントを操作する
「BAS Dokumentoob_g KORP」を使用すると、任意のタイプのドキュメントを操作できます。各文書には、登録および登録カードが添付されており、その詳細のセットは、「1997年10月17日の事務処理命令No. 1153」、内閣府令「当局における電子文書管理の実装の標準手順の承認について」に対応しています。
ストレージとアクセス権
プログラム「BASDokumentoobіgKORP」の構成では、内部ドキュメントとファイルは、アクセス権を考慮してフォルダー構造に保存されます。
フォルダー構造は、企業の組織構造に従って、またはドキュメントタイプごとに形成できます。
各フォルダーは、ユーザーまたはユーザーのグループがさまざまな操作（読み取り、追加、編集、または削除）を実行できるように設定されています。
これに加えて、「BAS Documentation KORP」のすべての構成データは、ドキュメントの種類、ドキュメントのアクセスマーク、特派員のグループ、個人のグループ、組織、およびビジネスの問題に応じて、アクセス権によって制限されます。
直接ファイルは、インフォベースとディスク上のボリュームの両方に保存できます。
カタログからのファイルの自動ダウンロード
プログラムは、ローカルネットワーク上の指定されたディレクトリにファイルを自動的にアップロードできます。このディレクトリにファイルまたはファイルのあるフォルダーが表示されるとすぐに、元の名前とサブフォルダーの構造を保持したまま、ドキュメント管理フォルダーにすぐに転送されます。ダウンロードされたファイルは自動的に認識され、インデックスが付けられ、企業のドキュメント管理にすぐに関与できます。たとえば、ネットワークストリーミングスキャナー、ファックス機、その他のアプリケーションとの統合に使用すると便利です。
受信および送信ドキュメントの登録
「BAS Dokumentoob_g KORP」では、着信および発信の通信を記録および登録できます。同時に、複雑なルールに従って登録番号の自動生成が実行されます。
書類の登録は、州の基準、標準の指示、および国内事務の伝統に従って行われます。
文書の登録には、次のプロセスが伴います。
- 受け取った書類の会計、バーコードと登録スタンプの印刷;
- 文書のレビューおよびその後の管理手順の自動化。
- 出演者の通知;
- 文書の実行に関する規制された期限のサポート。
- 事件の形成、アーカイブの保管または破棄のための閉じたファイルの転送。
- 有効期限が切れたドキュメントのドキュメントの受信と実行に関するその後のレポートの生成。
市民控訴の会計
このプログラムは、1996年10月2日付けのウクライナ法第393 /96-BP号に基づく市民の異議申し立ての登録と処理を提供します。
重複および繰り返しの上訴の会計処理、ならびに第三者へのおよび第三者からの市民の上訴の転送の会計処理が提供されます。
市民の「アピール」と連携するために、専門の職場が使用されます。スペシャリストは、受け取ったすべての市民のアピール、通信の履歴、およびその他の付随情報をすぐに確認します。市民の異議申し立ての実行を分析および制御するために、レポート「市民の異議申し立ての実行」、「期間の異議申し立ての構造」、「異議申し立ての数のダイナミクス」、「市民の異議申し立てのリスト」が使用されます。
契約の会計
「BAS Documentoobig KORP」では、契約文書のライフサイクル全体が自動化されています。
契約案の準備;
- 外部と内部の両方の合意草案の調整;
- 行為、追加契約など、契約に関連するすべての文書の会計処理;
- 契約の有効性の会計と管理;
- 契約で指定されたルールに従って有効期間が自動的に延長されます。
- •契約金額の多通貨会計。
- 契約に基づく財務義務の会計処理および管理;
- 請求書などの契約に基づくサポートドキュメントの可用性の制御
- 契約に基づいて転送されたドキュメントのコピーの返却の制御。
- 契約の終了。
契約作業の分析のために、「締結した契約のリスト」、「満了契約の契約」、「契約に付随する文書」、「締結した契約数のダイナミクス」、「締結した契約の金額のダイナミクス」、「終了した契約」などのレポートが提供されます。
スキャン
「BAS Documentation KORP」は、TWAINインターフェースをサポートするあらゆるタイプのスキャナーから、着信、発信、内部のドキュメントおよびファイルをダウンロードする機能を提供します。スキャンは、複数ページを含むjpg、pdf、tif形式で実行されます。
ドキュメントバーコードの自動認識と複数ページのtifまたはpdfファイルの形成によるストリームスキャンをサポートしています。
スキャンされた画像の自動認識と認識されたドキュメントの全文検索が提供されます。
電子メール
「BAS Document Management CORP」に統合された内部メールにより、次のことが可能になります。
- プログラムからドキュメントやファイルを直接メールで送信します。
- 入力または内部ドキュメントをメールでアップロードします。
- EDSを使用する場合、署名および暗号化されたファイルを送受信します。
- 詳細およびクイック検索、検索などを使用して、文字のテキストコンテンツで文字を検索します。
- さらに、プログラムは自動的にメールを監視し、新しいメッセージが到着すると右下にポップアップするメッセージを表示します。手紙に対応があった場合、プログラムはこれを報告し、読書エリアとレターカードにハイパーリンクを表示します。
メールによるタスクのパフォーマンス
タスクはメールで実行でき、プログラムによって自動的に送信された特別なメールメッセージに応答するだけです。
バージョンの表示、編集、制御
「BAS Documentation KORP」は、ドキュメントを表示および編集するために、ユーザーのローカルコンピューターにインストールされた適切なアプリケーションを使用します。
ドキュメントとファイルの日常的な作業は、「デスクトップ」で直接実行されます。ユーザーには、編集可能なドキュメントのリストと完了していないタスクのリストが表示されます。「デスクトップ」設定では、特定のセクションの要素を削除、追加、または入れ替えることができます。
「BAS Dokumentoob_g KORP」を使用すると、従業員はファイルの閲覧と編集の両方にアクセスできます。ファイルロックメカニズムにより、ドキュメントの編集中の競合が解消されます。
変更をインフォベースに保存すると、作成者、作成日時を含むファイルの新しいバージョンが自動的に作成されます。
ファイルカードから直接、バージョンのリストを表示したり、不要なバージョンを削除したり、アクティブな（現在の）バージョンを変更したりできます。一般的な形式のファイル（doc、rtf、html、txt、odt）のバージョン比較がサポートされています。
文書とファイル
「BAS Documentation KORP」では、ユーザーはファイルとドキュメントのテンプレートを自動的に入力して構成および使用できます。テンプレートから新しいファイルを作成すると、テンプレートのフィールドには、名前、作成者、作成日、契約金額、取引先の詳細などの資格情報が自動的に入力されます。
テンプレートから新しいドキュメントを作成すると、その詳細がテンプレートに従ってすぐに入力され、テンプレートで指定されたすべてのファイルがドキュメントに自動的に添付されます。さらに、ドキュメントもドキュメントの詳細に基づいて自動的に入力されます。
バーコディングのドキュメント
「BAS Documentation KORP」では、すべてのドキュメントに自動的にバーコードが割り当てられ、次のことが可能です。
- 別のシートに印刷します。
- 紙の文書のタイトルページの上に印刷します。
- ステッカーに印刷します。
- 画像として電子文書に挿入します。
バーコードは、ドキュメントの資格情報をすばやく検索し、ストリーミングスキャン中にファイルをドキュメントに自動的に添付するために使用されます。
文書登録スタンプの印刷
「BAS Documentation KORP」では、組織の名前、登録番号、登録日、バーコードを含む文書の登録スタンプを印刷できます。登録スタンプは、別のシートに印刷することも、紙のドキュメントのタイトルページの上に印刷することもできます。
文書間の関係
"BAS Documentation KORP"は、たとえば、応答ドキュメントの登録時に自動的に確立されるドキュメント間の標準的な関係を提供します。プログラムを使用すると、ドキュメント間の追加の関係を設定し、これらの関係をドキュメントタイプに使用するためのルールを指定できます。単一、複数、一方向、および双方向の通信がサポートされています。
文書のいくつかの解決策
ドキュメントカード「BAS Documentation KORP」では、いくつかの解像度を指定できます。解決策は、レビュービジネスプロセスによって自動的に生成されるか、手動で入力できます。同時に、決議の作成者は、会社や機関の従業員だけでなく、サードパーティ組織の役員でもかまいません。
着信ドキュメントの転送
プログラム "BAS Documentation KORP"では、サードパーティ組織への受信ドキュメントの転送、およびサードパーティ組織からのリダイレクトされた受信ドキュメントの受信を考慮することができます。同時に、プログラムでは、転送されたドキュメントの実行のタイミングを制御できます。
転送されたドキュメントの管理
通信員への文書の転送と転送された文書の返却のタイミングの制御の記録があります。
ビジネスプロセスとユーザーの作業
プログラム "BAS Documentation KORP"では、ドキュメントを使用したチームワークが次のビジネスプロセスを使用して実装されています。
- 検討事項：文書は頭に検討のために提出され、その解決策とともに文書の作成者に返されます。この場合、審議の過程で直接、職員はテキストの解決を行ったり、文書を送信して実行または慣れさせることができます。
- 実行：ドキュメントは、実行のためにリストのすべてのユーザーと管理者の規律に準拠するコントローラーに送信されます。ユーザーの1人を責任のあるエグゼキュータとして指定できます。
- 承認：このようなビジネスプロセスに添付されたドキュメントは、示された回答者によって承認され、このビジネスプロセスの作成者に返されて、承認の結果を理解するか、再承認のために送信されます。 「BAS Documentation KORP」では、次のような承認オプションがサポートされています。
- パラレル;
- 順次;
- ルーティング条件の考慮を含む、混合（パラレルとシリアル）。
- 承認：ドキュメントは承認のために責任者に送信され、ドキュメントの作成者に戻されて、承認の結果を理解します。
- 登録：文書は秘書に届き、登録番号を割り当て、組織のシールを貼り付け、それを特派員に送信します。
- 習熟：このビジネスプロセスを使用して、必要なドキュメントがリストのすべてのユーザーに送信され、習熟します。
- 指示：このビジネスプロセスを使用して、従業員に指示を出し、その実装を確認できます。
- 受信ドキュメントの処理：このビジネスプロセスは、受信ドキュメントの処理の全サイクル（レビュー、実行、取り消し）を自動化します。
- アウトバウンド処理：このビジネスプロセスは、送信、作成、承認、承認、登録の全サイクルを自動化します。
特定の実行者だけでなく、役割にもタスクを割り当てることができます。たとえば、「ディレクター」の役割を承認するためにドキュメントを送信すると、プログラムは対応するタスクを、この役割を現在実行しているタスク（ディレクター自身またはその代理）に自動的に配信します。
厳密なルーティングを確実にするために、条件付きルーティングを考慮して、ドキュメントのタイプごとにビジネスプロセスルートテンプレートを構成できます。したがって、たとえば、1つのテンプレートは契約に同意するために使用され、その量は2万グリブナを超え、別のテンプレートは他のすべての契約を調整するために使用されます。ルーティング条件は、デザインモードまたは組み込み言語で構成できます。
ビジネスプロセスの実行期限は、従業員の作業スケジュールを考慮して監視され、日単位だけでなく、時間単位や分単位で計算することもできます。
スケジュールに従ってビジネスプロセスの自動起動を実装しました。
ビジネスプロセスとそのタスクの下位の階層がサポートされています。ビジネスプロセスを作成するときに、別のビジネスプロセスのタスクに従属するように指定できます。このようにして、ビジネスプロセスとタスクの階層が構築され、これらのビジネスプロセスのすべての参加者が、アクセス権を考慮して表示できます。
すべての従属ビジネスプロセスとそのタスクに適用される、ビジネスプロセスを一時的に停止する可能性があります。
業務プロセスと他の情報データベースの統合
この統合メカニズムの主な目的は、さまざまな情報ベースの境界を越えるデータ処理プロセスを自動化することです。これらの境界をまたぐことはユーザーには見えません。構成の境界を越えるビジネスプロセスの例：顧客の注文を処理するプロセスは、貿易管理情報ベース、エディション3で始まり、BAS Documentation KORPで続き、再び貿易管理で終わります。
毎日の仕事の利便性
プログラムが起動すると、デスクトップの「時事問題」ウィンドウが開きます。これには、ユーザーと部下（マネージャー用）のタスク、カレンダーイベント、イベントに関するメールメッセージとフォーラムメッセージ、ドキュメントの操作、時間の追跡に関する要約情報が表示されます。
[マイタスク]ウィンドウの[タスクから自分へ]タブと[自分からのタスク]タブに現在のユーザーのタスクのリストが表示されます。 「私へのタスク」タブは、役割または委任を通じて、現在のユーザーを対象としたタスクを直接反映します。 [自分からのタスク]タブには、現在のユーザーが作成したタスクが表示されます。
タスクは異なる色のフラグで示すことができます。これは、多数のタスクを処理するときに便利です。
検索
電子ドキュメントは、必須で実質的な部分を含む構造化されたデータセットです。ドキュメントの詳細とそのコンテンツの情報は、特定のドキュメントを検索するプロセスで使用できます。
「BAS Dokumentoobig KORP」では、すべてのデータ（ドキュメント、ファイル）の全文検索が、カードのすべてのフィールドだけでなく、ロシア語、ウクライナ語、および英語の形態を考慮に入れて、一般的な形式のファイルのバージョンのコンテンツにも実装されています。
労働時間の計算と実行の制御
勤務時間のアカウンティングデータとその管理の可能性により、管理上の決定を行うための情報がヘッドに提供され、従業員の仕事を最適化できます。
このプログラムは、時間、プロジェクト、作業内容に関するデータを含む、従業員による毎日のレポートを実装します。この情報に基づいて、作業の種類、部門、または期間のコンテキストで従業員が費やした時間に関するさまざまなレポートを作成できます。
このプログラムでは、共通の個人用カレンダーを保持し、参加者の雇用を考慮してイベントの時間を選択できます。カレンダーは、タスク、ドキュメント、手紙、イベントなど、プログラムのその他の主題に基づいて作成できます。
分散情報データベースの組織
"BAS Documentation KORP"は、ファイルをインフォベースではなくディスクに保存するオプションを含む、分散インフォベースモードでの作業を提供します。
他の典型的な構成とのデータ交換
「BAS Document Management KORP」では、標準構成の交換プランがシステムに組み込まれています。
さらに、他のアプリケーションソリューションとの交換パッケージは、プログラムリリースのパッケージに含まれています。これらの交換ルールは、ユニバーサルXMLデータ交換処理を使用して交換を使用および構成する準備ができています。
ファイルを使用したWEBサービスサービス
「BAS Dokumentoob_g KORP」は、他のシステムとの関連でファイルの外部ライブラリとして機能できます。 「BAS Documentation KORP」と他のアプリケーションとのやり取りは、Webサービスを使用して実行されます。
プログラムをファイルのライブラリとして使用すると、次のことが可能になります。
- インフォベースのオブジェクトに添付ファイルを追加します。
- 保存したファイルを「BAS Documentation KORP」に転送して、情報ベースを解放します。
- 企業の非構造化情報の安全で信頼性の高い一元化されたストレージを提供します。
- 情報ベースに関連するファイルを企業の一般的なドキュメントフローに統合します。
- さまざまなインフォベースおよびアプリケーション用に単一のファイルストレージを編成します。
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