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numero identificativo del prodotto: k2soft-151
Documenti BAS "BAS Dokumentoobig KORP" è una soluzione innovativa di classe ECM (Enterprise Content Management) con un'ampia gamma di funzionalità per la gestione dei processi aziendali e del lavoro di squadra.

"BAS Dokumentoobig KORP" è una soluzione innovativa di classe ECM (Enterprise Content Management) con un'ampia gamma di funzionalità per la gestione dei processi aziendali e del lavoro di squadra.

Caratteristiche
  • Количество рабочих мест
    1
  • Операционная система
    Windows XP, Windows 10, Windows Server 2012, Windows 7
  • Страна
    Украина
  • fabbricante
    BAS
Show all features (6)

Descrizione del prodotto


OPPORTUNITÀ FUNZIONALI DEL PRODOTTO SOFTWARE "BAS DOCUMENTOOB_G CORP"

"BAS Document Management KORP" in un complesso risolve una vasta gamma di compiti di automazione della contabilità dei documenti, interazione dei dipendenti, controllo e analisi della disciplina delle prestazioni. Il programma supporta il lavoro multiutente su una rete locale o via Internet. "BAS Document Management KORP" soddisfa tutti i requisiti legislativi e regolamentari che regolano la procedura per lavorare con i documenti.

CONFORMITÀ ALLA LEGISLAZIONE UCRAINA

"BAS Dokumentoobig KORP" consente di automatizzare i processi aziendali del flusso di lavoro organizzativo e amministrativo in conformità con le principali decisioni e leggi che regolano la gestione del lavoro d'ufficio e del flusso di lavoro in Ucraina:

  • Legge dell'Ucraina del 22/05/2003 n. 851-IV "Sui documenti elettronici e documenti elettronici";
  • Legge dell'Ucraina del 05.07.1994 n. 80/94-VR "Sulla protezione delle informazioni nei sistemi di informazione e telecomunicazione";
  • La legge dell'Ucraina del 02.10.1996 n. 393/96-BP "Sulla messa del grano delle masse";
  • Decreto del Gabinetto dei Ministri dell'Ucraina del 30.11.2011 n. 1242 "Sul completamento delle Istruzioni tipiche per le attività clericali presso le autorità centrali della regione autonoma;
  • Risoluzione del Consiglio dei ministri dell'Ucraina del 28 ottobre 2004, n. 1453 "Sull'approvazione della procedura modello per la gestione elettronica dei documenti nelle autorità viscose".

LAVORA CON I DOCUMENTI


"BAS Dokumentoob_g KORP" ti consente di lavorare con documenti di qualsiasi tipo. Ogni documento è accompagnato da una scheda di registrazione e registrazione, il cui insieme di dettagli corrisponde alle "Istruzioni per il lavoro clericale n. 1153 del 17/10/1997", il decreto del Consiglio dei ministri "Su approvazione della procedura standard per la gestione elettronica dei documenti nelle autorità".

DIRITTO DI CONSERVAZIONE E DI ACCESSO

Nella configurazione del programma "BAS Dokumentoobіg KORP" i documenti e i file interni sono archiviati nella struttura delle cartelle tenendo conto dei diritti di accesso.

La struttura delle cartelle può essere formata in conformità con la struttura organizzativa dell'azienda o per tipo di documento.

Ogni cartella è impostata per consentire agli utenti o ai gruppi di utenti di eseguire varie operazioni: lettura, aggiunta, modifica o eliminazione.
Inoltre, tutti i dati di configurazione del "BAS Documentation KORP" sono limitati dai diritti di accesso in base ai tipi di documenti, ai marchi di accesso ai documenti, ai gruppi di corrispondenti e ai gruppi di individui, organizzazioni e questioni aziendali.
I file possono essere archiviati direttamente sia in infobase che in volumi sul disco.

DOWNLOAD AUTOMATICO DEI FILE DAL CATALOGO

Il programma può caricare automaticamente i file nella directory specificata sulla rete locale. Non appena un file o una cartella con i file vengono visualizzati in questa directory, vengono immediatamente trasferiti nella cartella Gestione documenti con la conservazione dei nomi e della struttura originali delle sottocartelle. I file scaricati vengono automaticamente riconosciuti, indicizzati e possono essere immediatamente coinvolti nella gestione dei documenti della tua azienda. È conveniente da utilizzare per l'integrazione, ad esempio con scanner di streaming di rete, fax e altre applicazioni.

REGISTRAZIONE DI DOCUMENTI IN ENTRATA E IN USCITA

"BAS Dokumentoob_g KORP" consente di registrare e registrare la corrispondenza in entrata e in uscita. Allo stesso tempo, la generazione automatica dei numeri di registrazione attraverso viene effettuata secondo regole complesse.
La registrazione dei documenti viene effettuata in conformità con gli standard statali, le istruzioni standard e le tradizioni del lavoro d'ufficio domestico.
La registrazione del documento è accompagnata dai seguenti processi:

  • contabilità dei documenti ricevuti, stampa di codici a barre e timbri di registrazione;
  • automazione della procedura di revisione dei documenti e successivo controllo;
  • notifica degli artisti;
  • sostegno alle scadenze regolamentate per l'esecuzione dei documenti;
  • formazione di casi, trasferimento di file chiusi per archiviazione o distruzione di archivi;
  • Generazione successiva di rapporti sulla ricezione ed esecuzione di documenti su documenti scaduti.

CONTABILITÀ DI APPELLI DEL CITTADINO

Il programma prevede la registrazione e il trattamento dei ricorsi dei cittadini in conformità alla legge ucraina n. 393/96-BP del 02.10.1996 "Informazioni sui ricorsi dei cittadini".
Viene fornita la contabilità per i duplicati e i ricorsi ripetuti, nonché la contabilità per l'inoltro dei ricorsi dei cittadini da e verso terzi.
Per lavorare con i ricorsi dei cittadini, viene utilizzato un posto di lavoro speciale, in cui lo specialista vede immediatamente tutti i ricorsi dei cittadini ricevuti, la storia della corrispondenza e altre informazioni di accompagnamento su di essi. Per analizzare e controllare l'esecuzione dei ricorsi dei cittadini, vengono utilizzati i rapporti "Esecuzione dei ricorsi dei cittadini", "Struttura dei ricorsi per il periodo", "Dinamica del numero di ricorsi", "Elenco dei ricorsi dei cittadini".

CONTABILITÀ DEI CONTRATTI

In "BAS Documentoobig KORP" l'intero ciclo di vita dei documenti contrattuali è automatizzato:
preparazione di un progetto di contratto;

  • coordinamento del progetto di accordo, sia esterno che interno;
  • contabilità di tutti i documenti relativi al contratto, ad esempio atti, accordi aggiuntivi;
  • contabilità e controllo della validità dei contratti;
  • estensione automatica della validità secondo le regole specificate nel contratto;
  • • contabilità multivaluta degli importi del contratto;
  • contabilità e controllo dell'adempimento degli obblighi finanziari previsti dal contratto;
  • controllo della disponibilità di documenti giustificativi ai sensi del contratto, ad esempio una fattura;
  • controllo della restituzione delle copie trasferite di documenti ai sensi del contratto;
  • risoluzione del contratto.


Per l'analisi del lavoro contrattuale, vengono forniti rapporti come "Elenco degli accordi conclusi", "Contratti con accordi in scadenza", "Documenti di accompagnamento ai sensi dell'accordo", "Dinamica del numero di accordi conclusi", "Dinamica degli importi degli accordi conclusi", "Accordi risolti".

SCAN

"BAS Documentation KORP" offre la possibilità di scaricare documenti e file interni, in uscita, da scanner di qualsiasi tipo che supportano l'interfaccia TWAIN. La scansione viene eseguita nei formati jpg, pdf e tif, inclusa la multi-pagina.
Supporta la scansione in streaming con il riconoscimento automatico dei codici a barre dei documenti e la formazione di file tif o pdf multi-pagina.
Sono previsti il riconoscimento automatico delle immagini scansionate e la ricerca full-text di documenti riconosciuti.

E-MAIL

La posta interna integrata nel "CORP di gestione dei documenti BAS" consente di:

  • Invia per e-mail direttamente dal programma qualsiasi documento o file.
  • Carica input o documenti interni via email.
  • Quando si utilizza EDS, inviare e ricevere file firmati e crittografati.
  • Cerca le lettere in base ai dettagli e utilizzando una ricerca rapida, la ricerca, tra le altre cose, e dal contenuto del testo delle lettere.
  • Inoltre, il programma monitora automaticamente la posta e visualizza un messaggio che si apre nell'angolo in basso a destra, quando arrivano nuovi messaggi. Se c'era corrispondenza nella lettera, il programma riporta questo, mostrando collegamenti ipertestuali nell'area di lettura e la carta lettera.

ESECUZIONE DEI COMPITI PER POSTA

L'attività può essere eseguita per posta, semplicemente rispondendo a messaggi di posta speciali inviati automaticamente dal programma.

VISUALIZZAZIONE, MODIFICA E CONTROLLO DELLE VERSIONI

Per visualizzare e modificare documenti, "BAS Documentation KORP" utilizza le applicazioni appropriate installate sui computer locali degli utenti.

Il lavoro quotidiano con documenti e file viene eseguito direttamente sul "desktop"; l'utente visualizza un elenco di documenti modificabili e un elenco di attività che non sono state completate; viene fornita un'impostazione "Desktop" con la possibilità di eliminare, aggiungere o scambiare elementi di una particolare sezione.

"BAS Dokumentoob_g KORP" offre ai dipendenti l'accesso ai file, sia per la visualizzazione che per la modifica. I conflitti durante la modifica dei documenti vengono eliminati grazie al meccanismo di blocco dei file.
Quando si salvano le modifiche in infobase, viene automaticamente creata una nuova versione del file con l'autore, la data e l'ora della creazione.

Direttamente dalla scheda file, è possibile visualizzare l'elenco delle versioni, eliminare quelle non necessarie, modificare la versione attiva (corrente). Per i file di formati popolari (doc, rtf, html, txt, odt) è supportato il confronto delle versioni.

DOCUMENTI E FILE

In "Documentazione BAS KORP" gli utenti possono configurare e utilizzare modelli di file e documenti compilati automaticamente. Quando si crea un nuovo file da un modello, i campi del modello vengono compilati automaticamente con credenziali, ad esempio nome, autore, data di creazione, importo del contratto e dettagli della controparte.
Quando si crea un nuovo documento dal modello, i suoi dettagli vengono immediatamente compilati in base al modello e tutti i file specificati nel modello vengono automaticamente allegati al documento, che, a loro volta, vengono automaticamente compilati in base ai dettagli del documento.

DOCUMENTI CON CODICE A BARRE

In "Documentazione BAS KORP" a tutti i documenti viene automaticamente assegnato un codice a barre, che può:

  • stampa su un foglio separato;
  • stampare sulla pagina del titolo di un documento cartaceo;
  • stampa su un adesivo;
  • inserire in un documento elettronico come immagine.

I codici a barre vengono utilizzati per cercare rapidamente le credenziali dei documenti e per allegare automaticamente i file ai documenti durante la scansione in streaming.

TIMBRI DI REGISTRAZIONE DOCUMENTI DI STAMPA

Nella "BAS Documentation KORP" gli utenti possono stampare il timbro di registrazione di un documento che contiene il nome dell'organizzazione, il numero di registrazione e la data di registrazione, il codice a barre. Il timbro di registrazione può essere stampato sia su un foglio separato che sulla parte superiore della pagina del titolo di un documento cartaceo.

RAPPORTO TRA DOCUMENTI

"BAS Documentation KORP" fornisce relazioni standard tra documenti che vengono stabiliti automaticamente, ad esempio, quando si registrano documenti di risposta. Il programma consente di configurare relazioni aggiuntive tra documenti e specificare le regole per l'utilizzo di queste relazioni per i tipi di documento. Sono supportate comunicazioni singole, multiple, unidirezionali e bidirezionali.

ALTRE RISOLUZIONI NEI DOCUMENTI

Nella scheda del documento "BAS Documentation KORP" è possibile specificare diverse risoluzioni. Le risoluzioni sono generate automaticamente dal processo aziendale di revisione o possono essere inserite manualmente. Allo stesso tempo, gli autori delle risoluzioni possono essere non solo dipendenti della vostra azienda o istituzione, ma anche funzionari di organizzazioni di terze parti.

TRASMISSIONE DI DOCUMENTI IN ARRIVO

Nel programma "BAS Documentation KORP" è possibile prendere in considerazione l'inoltro di documenti in arrivo a organizzazioni di terzi, nonché la ricezione di documenti in arrivo reindirizzati da organizzazioni di terzi. In questo caso, il programma consente di controllare i tempi di esecuzione dei documenti inoltrati.

CONTROLLO DEI DOCUMENTI TRASFERITI

Esiste una registrazione del trasferimento di documenti ai funzionari corrispondenti e il controllo dei tempi di restituzione dei documenti trasferiti.

PROCESSI COMMERCIALI E LAVORO UTENTE

Nel programma "BAS Documentation KORP" il lavoro di squadra con i documenti viene implementato utilizzando i seguenti processi aziendali:

  • Considerazione: il documento viene sottoposto all'esame del capo e con la sua risoluzione viene restituito all'autore del documento. In questo caso, direttamente nel processo di esame, un funzionario può fare una risoluzione testuale o inviare un documento per l'esecuzione o la familiarizzazione.
  • Esecuzione: il documento viene trasmesso per l'esecuzione a tutti gli utenti dell'elenco e al responsabile del trattamento per rispettare la disciplina esecutiva. Uno degli utenti può essere nominato come esecutore responsabile.
  • Approvazione: i documenti allegati a tale processo aziendale vengono approvati dai rispondenti indicati e quindi restituiti all'autore di questo processo aziendale per acquisire familiarità con i risultati dell'approvazione o inviare per la nuova approvazione. In "Documentazione BAS KORP" tali opzioni di approvazione sono supportate come:
    • parallele;
    • coerente;
    • misti (paralleli e seriali), anche tenendo conto delle condizioni di routing.
  • Approvazione: il documento viene sottoposto all'approvazione della persona responsabile e restituito all'autore del documento per familiarizzare con il risultato dell'approvazione.
  • Registrazione: il documento arriva al segretario per assegnare un numero di registrazione, apporre il sigillo dell'organizzazione e inviarlo al corrispondente.
  • Familiarizzazione: utilizzando questo processo aziendale, il documento richiesto viene inviato a tutti gli utenti nell'elenco per la familiarizzazione.
  • Istruzioni: utilizzando questo processo aziendale, è possibile impartire istruzioni ai dipendenti e verificarne l'implementazione.
  • Elaborazione di un documento in arrivo: questo processo aziendale automatizza l'intero ciclo di elaborazione di un documento in arrivo: revisione, esecuzione, cancellazione.
  • Elaborazione in uscita: questo processo aziendale automatizza l'intero ciclo di creazione di un documento in uscita: approvazione, approvazione e registrazione.

È possibile assegnare compiti non solo a interpreti specifici, ma anche a ruoli. Quindi, ad esempio, un documento può essere inviato per l'approvazione del ruolo di "Direttore" e il programma consegnerà automaticamente il compito corrispondente a chi attualmente ricopre questo ruolo - al direttore stesso o al suo vice.

Per garantire un routing stretto, è possibile configurare i modelli di route dei processi aziendali per ciascun tipo di documento, tenendo conto del routing condizionale. Quindi, ad esempio, un modello verrà utilizzato per concordare contratti, il cui importo supera i 20 mila grivna e un altro per coordinare tutti gli altri accordi. Le condizioni di instradamento possono essere configurate in modalità progettazione o nella lingua integrata.

Le scadenze per l'esecuzione dei processi aziendali sono monitorate tenendo conto dei programmi di lavoro dei dipendenti e possono essere calcolati non solo in giorni, ma anche in ore e persino minuti.

Implementato l'avvio automatico dei processi aziendali secondo un programma.

È supportata la gerarchia di subordinazione dei processi aziendali e dei loro compiti. Quando si crea un processo aziendale, è possibile specificare che è subordinato all'attività di un altro processo aziendale. Pertanto, viene creata una gerarchia di processi e attività aziendali, che può essere vista da tutti i partecipanti a questi processi aziendali, tenendo conto dei diritti di accesso.
Esiste la possibilità di interrompere temporaneamente i processi aziendali, che si applica a tutti i processi aziendali subordinati e ai loro compiti.

INTEGRAZIONE DEI PROCESSI COMMERCIALI CON ALTRE DATI DI INFORMAZIONE

Lo scopo principale di questo meccanismo di integrazione è automatizzare tali processi di elaborazione dei dati che attraversano i confini di varie basi di informazioni; rendere gli attraversamenti di questi confini invisibili agli utenti. Un esempio di un processo aziendale che attraversa i confini delle configurazioni: il processo di elaborazione di un ordine cliente inizia nella base di informazioni di gestione commerciale, edizione 3, continua nella documentazione BAS KORP e termina di nuovo in Gestione commerciale.

COMODITÀ DI LAVORO OGNI GIORNO

La finestra "Attualità" sul desktop si apre all'avvio del programma. Mostra le informazioni di riepilogo sulle attività dell'utente e dei subordinati (per i manager), sugli eventi del calendario, sulla posta e sui messaggi del forum sugli eventi, sull'utilizzo dei documenti, sul monitoraggio del tempo.
La finestra "Attività personali" mostra gli elenchi delle attività dell'utente corrente nelle schede "Attività per me" e "Attività da me". La scheda "Attività per me" riflette le attività destinate all'utente corrente direttamente, tramite ruoli o delega. La scheda "Attività da me" mostra le attività create dall'utente corrente.
L'attività può essere indicata da bandiere di diversi colori. Questo è utile quando si lavora con un gran numero di attività.

RICERCA

Un documento elettronico è un set di dati strutturato contenente la parte necessaria e sostanziale. I dettagli del documento e le informazioni del suo contenuto possono essere utilizzati nel processo di ricerca di un documento specifico.
In "BAS Dokumentoobig KORP" viene implementata una ricerca full-text di tutti i dati (documenti, file) non solo per tutti i campi di carte, ma anche per il contenuto di versioni di file di formati popolari, tenendo conto della morfologia delle lingue russa, ucraina e inglese.

CONTABILITÀ DEL TEMPO DI LAVORO E CONTROLLO DELL'ESECUZIONE

I dati contabili sull'orario di lavoro e la possibilità del suo controllo forniscono al capo informazioni per prendere decisioni manageriali e consentono di ottimizzare il lavoro dei dipendenti.
Il programma implementa la reportistica giornaliera da parte dei dipendenti, che include dati su tempi, progetti, contenuti di lavoro. Sulla base di queste informazioni, è possibile creare vari report sul tempo trascorso dai dipendenti nel contesto di tipi di lavoro, dipartimenti o periodi.
Il programma consente di mantenere un calendario comune e personale e selezionare l'orario degli eventi tenendo conto dell'impiego dei partecipanti. Un calendario può essere creato sulla base di qualsiasi altro argomento del programma, ad esempio attività, documenti, lettere, eventi.

ORGANIZZAZIONE DEL DATABASE DI INFORMAZIONI DISTRIBUITO

"BAS Documentation KORP" prevede il lavoro in modalità infobase distribuita, inclusa l'opzione di memorizzazione dei file non in infobase, ma su disco.

SCAMBIO DI DATI CON ALTRE CONFIGURAZIONI TIPICHE

  Nel "BAS Document Management KORP", i piani di scambio con configurazioni standard sono integrati nel sistema.
Inoltre, il pacchetto di scambio con altre soluzioni applicative è incluso nel pacchetto di versioni del programma. Queste regole di scambio sono pronte per l'uso e configurare lo scambio mediante l'elaborazione di Scambio dati XML universale.

SERVIZI DI SERVIZI WEB CON FILE

"BAS Dokumentoob_g KORP" può fungere da libreria esterna di file in relazione ad altri sistemi. L'interazione tra "BAS Documentation KORP" e un'altra applicazione viene effettuata utilizzando i servizi web.
L'uso del programma come libreria di file consente di:

  • aggiungi allegati agli oggetti della tua infobase;
  • Scaricare la base di informazioni trasferendo i file salvati nella "BAS Documentation KORP";
  • fornire archiviazione sicura, affidabile e centralizzata di informazioni non strutturate della tua azienda;
  • integrare i file relativi alla tua base di informazioni nel flusso generale di documenti dell'azienda;
  • organizzare un singolo archivio di file per varie informazioni e applicazioni.

Prezzo: €2,090

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