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Documents BAS "BAS Dokumentoobig KORP" est une solution innovante de la classe ECM (Enterprise Content Management) avec une large gamme de capacités pour gérer les processus d'affaires et le travail d'équipe.

"BAS Dokumentoobig KORP" est une solution innovante de la classe ECM (Enterprise Content Management) avec une large gamme de capacités pour gérer les processus d'affaires et le travail d'équipe.

Caractéristiques
  • Количество рабочих мест
    1
  • Операционная система
    Windows XP, Windows 10, Windows Server 2012, Windows 7
  • Страна
    Украина
  • Constructeur
    BAS
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Description du produit


OPPORTUNITÉS FONCTIONNELLES DU PRODUIT LOGICIEL "BAS DOCUMENTOOB_G CORP"

"BAS Document Management KORP" dans un complexe résout un large éventail de tâches d'automatisation de la comptabilité des documents, l'interaction des employés, le contrôle et l'analyse de la discipline de performance. Le programme prend en charge le travail multi-utilisateurs sur un réseau local ou via Internet. "BAS Document Management KORP" est conforme à toutes les exigences législatives et réglementaires régissant la procédure de travail avec les documents.

RESPECT DE LA LÉGISLATION UKRAINIENNE

"BAS Dokumentoobig KORP" vous permet d'automatiser les processus commerciaux du flux de travail organisationnel et administratif conformément aux principales décisions et lois qui régissent la gestion du travail de bureau et du flux de travail en Ukraine:

  • Loi de l'Ukraine du 05.22.2003 n ° 851-IV "sur les documents électroniques et les documents électroniques";
  • La loi de l'Ukraine du 05.07.1994 n ° 80/94-VR "sur la protection de l'information dans les systèmes d'information et de télécommunication";
  • La loi de l'Ukraine du 02.10.1996 n ° 393/96-BP "sur la masse de maïs des masses";
  • Décret du Conseil des ministres de l'Ukraine du 30.11.2011 n ° 1242 "sur l'achèvement des instructions typiques pour les activités de bureau dans les autorités centrales de la région autonome;
  • Résolution du Cabinet des ministres d'Ukraine du 28 octobre 2004 n ° 1453 "sur la certification de la procédure standard pour la gestion électronique des documents dans les autorités visqueuses".

TRAVAILLER AVEC DES DOCUMENTS


"BAS Dokumentoob_g KORP" vous permet de travailler avec des documents de tout type. Chaque document est accompagné d'une carte d'enregistrement et d'enregistrement, dont l'ensemble des détails correspond aux "Instructions pour les travaux de bureau n ° 1153 du 17/10/1997", le décret du Conseil des ministres "sur l'approbation de la procédure standard pour la gestion électronique des documents dans les autorités".

DROITS DE STOCKAGE ET D'ACCÈS

Dans la configuration du programme "BAS Dokumentoobіg KORP", les documents et fichiers internes sont stockés dans la structure des dossiers en tenant compte des droits d'accès.

La structure des dossiers peut être formée conformément à la structure organisationnelle de l'entreprise ou par type de document.

Chaque dossier est configuré pour permettre aux utilisateurs ou groupes d'utilisateurs d'effectuer diverses opérations: lire, ajouter, modifier ou supprimer.
En plus de cela, toutes les données de configuration de la "BAS Documentation KORP" sont limitées par des droits d'accès en fonction des types de documents, des marques d'accès pour les documents, des groupes de correspondants et des groupes d'individus, d'organisations et de problèmes commerciaux.
Les fichiers peuvent être directement stockés à la fois dans l'infobase et dans les volumes sur le disque.

TÉLÉCHARGEMENT AUTOMATIQUE DES FICHIERS DU CATALOGUE

Le programme peut télécharger automatiquement des fichiers dans le répertoire spécifié sur le réseau local. Dès qu'un fichier ou un dossier contenant des fichiers apparaît dans ce répertoire, ils sont immédiatement transférés dans le dossier Gestion des documents avec conservation des noms d'origine et de la structure des sous-dossiers. Les fichiers téléchargés sont automatiquement reconnus, indexés et peuvent être immédiatement impliqués dans la gestion des documents de votre entreprise. Il est pratique à utiliser pour l'intégration, par exemple, avec des scanners de streaming réseau, des télécopieurs et d'autres applications.

ENREGISTREMENT DES DOCUMENTS ENTRANTS ET SORTANTS

"BAS Dokumentoob_g KORP" vous permet d'enregistrer et d'enregistrer la correspondance entrante et sortante. Dans le même temps, la génération automatique de numéros d'enregistrement directs s'effectue selon des règles complexes.
L'enregistrement des documents est effectué conformément aux normes nationales, aux instructions standard et aux traditions du travail domestique.
L'enregistrement des documents s'accompagne des processus suivants:

  • comptabilité des documents reçus, impression des codes-barres et des timbres d'enregistrement;
  • automatisation de la procédure d'examen des documents et contrôle ultérieur;
  • notification des artistes interprètes ou exécutants;
  • le soutien des délais réglementés pour l'exécution des documents;
  • formation de dossiers, transfert de dossiers fermés pour stockage ou destruction d'archives;
  • Génération ultérieure de rapports sur la réception et l'exécution des documents sur les documents périmés.

COMPTABILITÉ DES APPELS CITOYENS

Le programme prévoit l'enregistrement et le traitement des recours des citoyens conformément à la loi ukrainienne n ° 393/96-BP du 02.10.1996 sur les recours des citoyens.
La comptabilisation des doublons et des appels répétés, ainsi que la comptabilisation de la transmission des appels des citoyens à destination et en provenance des tiers est fournie.
Pour travailler avec les appels des citoyens, un lieu de travail spécial est utilisé, dans lequel le spécialiste voit immédiatement tous les appels des citoyens reçus, l'historique de la correspondance et d'autres informations les accompagnant. Pour analyser et contrôler l’exécution des appels des citoyens, les rapports «Exécution des appels des citoyens», «Structure des appels pour la période», «Dynamique du nombre d’appels», «Liste des appels des citoyens» sont utilisés.

COMPTABILITÉ DES CONTRATS

Dans "BAS Documentoobig KORP", le cycle de vie complet des documents contractuels est automatisé:
préparation d'un projet de contrat;

  • coordination du projet d'accord, tant externe qu'interne;
  • la comptabilité de tous les documents liés au contrat, par exemple les actes, les accords supplémentaires;
  • comptabilité et contrôle de la validité des contrats;
  • prolongation automatique de la validité selon les règles spécifiées dans le contrat;
  • • comptabilité multidevise des montants des contrats;
  • comptabilité et contrôle du respect des obligations financières contractuelles;
  • contrôler la disponibilité des pièces justificatives dans le cadre du contrat, par exemple une facture;
  • contrôle du retour des copies transférées des documents en vertu du contrat;
  • résiliation du contrat.


Pour l'analyse des travaux contractuels, des rapports tels que «Liste des accords conclus», «Contrats avec accords expirants», «Documents d'accompagnement en vertu de l'accord», «Dynamique du nombre d'accords conclus», «Dynamique des montants des accords conclus», «Accords résiliés» sont fournis.

SCAN

La "BAS Documentation KORP" permet de télécharger des documents et des fichiers internes entrants et sortants à partir de scanners de tout type prenant en charge l'interface TWAIN. La numérisation est effectuée aux formats jpg, pdf et tif, y compris sur plusieurs pages.
Il prend en charge la numérisation de flux avec reconnaissance automatique des codes-barres de documents et la formation de fichiers tif ou pdf de plusieurs pages.
La reconnaissance automatique des images numérisées et la recherche en texte intégral des documents reconnus sont fournies.

COURRIEL

Le courrier interne intégré dans le "BAS Document Management CORP" permet:

  • Envoyez par e-mail directement depuis le programme tous les documents ou fichiers.
  • Téléchargez des entrées ou des documents internes par e-mail.
  • Lorsque vous utilisez EDS, envoyez et recevez des fichiers signés et chiffrés.
  • Recherchez des lettres par détails et en utilisant une recherche rapide, recherchez, entre autres, et par le contenu textuel des lettres.
  • De plus, le programme surveille automatiquement le courrier et affiche un message qui apparaît dans le coin inférieur droit lorsque de nouveaux messages arrivent. S'il y avait de la correspondance dans la lettre, le programme le signale, affichant des hyperliens dans la zone de lecture et la carte de lettre.

EXÉCUTION DES TÂCHES PAR COURRIER

La tâche peut être effectuée par courrier, en répondant simplement aux messages électroniques spéciaux envoyés automatiquement par le programme.

AFFICHAGE, ÉDITION ET CONTRÔLE DES VERSIONS

Pour visualiser et éditer des documents, "BAS Documentation KORP" utilise les applications appropriées installées sur les ordinateurs locaux des utilisateurs.

Le travail quotidien avec des documents et des fichiers est effectué directement sur le "bureau"; l'utilisateur voit une liste de documents modifiables et une liste de tâches qui n'ont pas été achevées, un paramètre «Bureau» est fourni avec la possibilité de supprimer, ajouter ou échanger des éléments d'une section particulière.

"BAS Dokumentoob_g KORP" permet aux employés d'accéder aux fichiers, à la fois pour la visualisation et l'édition. Les conflits lors de l'édition des documents sont éliminés grâce au mécanisme de verrouillage des fichiers.
Lors de l'enregistrement des modifications dans l'infobase, une nouvelle version du fichier est automatiquement créée avec l'auteur, la date et l'heure de création.

Directement à partir de la fiche, vous pouvez voir la liste des versions, supprimer celles inutiles, changer la version active (actuelle). Pour les fichiers de formats populaires (doc, rtf, html, txt, odt), la comparaison de version est prise en charge.

DOCUMENTS ET FICHIERS

Dans "BAS Documentation KORP", les utilisateurs peuvent configurer et utiliser des modèles de fichiers et de documents remplis automatiquement. Lors de la création d'un nouveau fichier à partir d'un modèle, les champs du modèle sont automatiquement remplis avec les informations d'identification, par exemple, le nom, l'auteur, la date de création, le montant du contrat et les détails de la contrepartie.
Lors de la création d'un nouveau document à partir du modèle, ses détails sont immédiatement remplis conformément au modèle, et tous les fichiers spécifiés dans le modèle sont automatiquement joints au document, qui, à son tour, sont également automatiquement remplis en fonction des détails du document.

DOCUMENTS À BARCER

Dans "BAS Documentation KORP", tous les documents reçoivent automatiquement un code-barres qui peut:

  • imprimer sur une feuille séparée;
  • imprimer sur la page de titre d'un document papier;
  • imprimer sur un autocollant;
  • insérer dans un document électronique sous forme d'image.

Les codes-barres sont utilisés pour rechercher rapidement des informations d'identification de document et pour joindre automatiquement des fichiers à des documents pendant la numérisation en continu.

IMPRESSION DES TIMBRES D'ENREGISTREMENT DES DOCUMENTS

Dans la "BAS Documentation KORP", les utilisateurs peuvent imprimer le cachet d'enregistrement d'un document qui contient le nom de l'organisation, le numéro d'enregistrement et la date d'enregistrement, le code-barres. Le cachet d'enregistrement peut être imprimé à la fois sur une feuille séparée et en haut de la page de titre d'un document papier.

RELATION ENTRE LES DOCUMENTS

Le "BAS Documentation KORP" prévoit des relations standard entre les documents qui sont automatiquement établies, par exemple, lors de l'enregistrement des documents de réponse. Le programme vous permet de configurer des relations supplémentaires entre les documents et de spécifier les règles d'utilisation de ces relations pour les types de documents. Les communications simples, multiples, unidirectionnelles et bidirectionnelles sont prises en charge.

PLUSIEURS RÉSOLUTIONS DANS DES DOCUMENTS

Dans la fiche de document "BAS Documentation KORP", vous pouvez spécifier plusieurs résolutions. Les résolutions sont générées automatiquement par le processus de gestion Revue ou peuvent être saisies manuellement. Dans le même temps, les auteurs des résolutions peuvent être non seulement des employés de votre entreprise ou institution, mais également des représentants d'organisations tierces.

TRANSMISSION DES DOCUMENTS ENTRANTS

Dans le programme "BAS Documentation KORP", vous pouvez prendre en compte la transmission de documents entrants à des organisations tierces, ainsi que la réception de documents entrants redirigés d'organisations tierces. Dans ce cas, le programme vous permet de contrôler le moment de l'exécution des documents transmis.

CONTRÔLE DES DOCUMENTS TRANSFÉRÉS

Il existe un enregistrement du transfert des documents aux fonctionnaires correspondants et le contrôle du moment du retour des documents transférés.

PROCESSUS D'AFFAIRES ET TRAVAIL UTILISATEUR

Dans le programme "BAS Documentation KORP", le travail d'équipe avec les documents est mis en œuvre en utilisant les processus commerciaux suivants:

  • Examen: le document est soumis pour examen au responsable et, avec sa résolution, est renvoyé à l'auteur du document. Dans ce cas, directement dans le processus d'examen, un fonctionnaire peut faire une résolution de texte ou envoyer un document pour exécution ou familiarisation.
  • Exécution: le document est transmis pour exécution à tous les utilisateurs de la liste et au contrôleur pour se conformer à la discipline exécutive. L'un des utilisateurs peut être nommé exécuteur testamentaire responsable.
  • Approbation: les documents joints à un tel processus commercial sont approuvés par les répondants indiqués, puis retournés à l'auteur de ce processus opérationnel pour se familiariser avec les résultats de l'approbation ou envoyer pour réapprobation. Dans "BAS Documentation KORP", ces options d'approbation sont prises en charge comme suit:
    • parallèle;
    • séquentiel;
    • mixte (parallèle et série), notamment en tenant compte des conditions de routage.
  • Approbation: le document est soumis pour approbation à la personne responsable et retourné à l'auteur du document pour se familiariser avec le résultat de l'approbation.
  • Inscription: le document parvient au secrétariat pour attribuer un numéro d'enregistrement, apposer le sceau de l'organisation et l'envoyer au correspondant.
  • Familiarisation: à l'aide de ce processus métier, le document requis est envoyé à tous les utilisateurs de la liste pour familiarisation.
  • Instruction: à l'aide de ce processus métier, vous pouvez envoyer des instructions aux employés et vérifier leur mise en œuvre.
  • Traitement d'un document entrant: ce processus métier automatise le cycle complet de traitement d'un document entrant - révision, exécution, annulation.
  • Traitement sortant: ce processus métier automatise le cycle complet de création d'un document sortant - approbation, approbation, enregistrement.

Il est possible d'affecter des tâches non seulement à des interprètes spécifiques, mais également à des rôles. Ainsi, par exemple, un document peut être envoyé pour approbation du rôle de «directeur», et le programme livrera automatiquement la tâche correspondante à celui qui exerce actuellement ce rôle - au directeur lui-même ou à son adjoint.

Pour garantir un routage serré, il est possible de configurer des modèles de routage de processus métier pour chaque type de document, en tenant compte du routage conditionnel. Ainsi, par exemple, un modèle sera utilisé pour convenir de contrats, dont le montant dépasse 20 000 hryvnia, et un autre pour coordonner tous les autres accords. Les conditions de routage peuvent être configurées en mode conception ou dans le langage intégré.

Les délais d'exécution des processus métiers sont suivis en tenant compte des horaires de travail des salariés et peuvent être calculés non seulement en jours, mais également en heures voire en minutes.

Implémentation du lancement automatique des processus d'affaires selon un calendrier.

La hiérarchie de subordination des processus métier et de leurs tâches est prise en charge. Lors de la création d'un processus métier, vous pouvez spécifier qu'il est subordonné à la tâche d'un autre processus métier. Ainsi, une hiérarchie des processus et des tâches métier est construite, visible par tous les participants à ces processus métier, en tenant compte des droits d'accès.
Il existe la possibilité d'arrêter temporairement les processus métier, ce qui s'applique à tous les processus métier subordonnés et à leurs tâches.

INTÉGRATION DES PROCESSUS D'AFFAIRES AVEC D'AUTRES BASES DE DONNÉES D'INFORMATION

L'objectif principal de ce mécanisme d'intégration est d'automatiser de tels processus de traitement de données qui traversent les frontières de diverses bases d'informations; rendre le franchissement de ces frontières invisible pour les utilisateurs. Exemple de processus métier qui dépasse les limites des configurations: le processus de traitement d'une commande client commence dans la base d'informations Trade Management, édition 3, se poursuit dans BAS Documentation KORP et se termine à nouveau dans Trade Management.

COMMODITÉ DU TRAVAIL TOUS LES JOURS

La fenêtre "Affaires courantes" sur le bureau s'ouvre au démarrage du programme. Il affiche les informations récapitulatives sur les tâches de l'utilisateur et de ses subordonnés (pour les gestionnaires), les événements de calendrier, les messages de messagerie et de forum sur les événements, sur l'utilisation des documents, sur le suivi du temps.
La fenêtre "Mes tâches" affiche les listes de tâches de l'utilisateur actuel sous les onglets "Tâche à moi" et "Tâche à partir de moi". L'onglet «Tâche pour moi» reflète les tâches destinées directement à l'utilisateur actuel, via des rôles ou des délégations. L'onglet "Tâche de ma part" affiche les tâches créées par l'utilisateur actuel.
La tâche peut être indiquée par des drapeaux de différentes couleurs. C'est pratique lorsque vous travaillez avec un grand nombre de tâches.

RECHERCHE

Un document électronique est un ensemble de données structuré contenant la partie requise et substantielle. Les détails du document et les informations de son contenu peuvent être utilisés dans le processus de recherche d'un document spécifique.
Dans "BAS Dokumentoobig KORP", une recherche plein texte de toutes les données (documents, fichiers) est implémentée non seulement pour tous les domaines des cartes, mais aussi pour le contenu des versions de fichiers de formats populaires en tenant compte de la morphologie des langues russe, ukrainienne et anglaise.

COMPTABILITÉ DU TEMPS DE TRAVAIL ET CONTRÔLE DE L'EXÉCUTION

Les données comptables du temps de travail et la possibilité de leur contrôle fournissent au chef des informations pour prendre des décisions managériales et permettent d'optimiser le travail des salariés.
Le programme met en œuvre des rapports quotidiens par les employés, qui incluent des données sur le temps, le projet, le contenu du travail. Sur la base de ces informations, il est possible de construire différents rapports sur le temps passé par les employés dans le contexte des types de travail, des services ou des périodes.
Le programme vous permet de garder un calendrier commun et personnel et de sélectionner l'heure des événements en tenant compte de l'emploi des participants. Un calendrier peut être créé sur la base de tout autre sujet du programme, par exemple des tâches, des documents, des lettres, des événements.

ORGANISATION DE LA BASE DE DONNÉES D'INFORMATION DISTRIBUÉE

La "BAS Documentation KORP" permet de travailler en mode infobase distribuée, y compris la possibilité de stocker des fichiers non pas dans l'infobase, mais sur disque.

ÉCHANGE DE DONNÉES AVEC D'AUTRES CONFIGURATIONS TYPIQUES

  Dans le "BAS Document Management KORP", des plans d'échange avec des configurations standard sont intégrés au système.
En outre, le package d'échange avec d'autres solutions d'application est inclus dans le package des versions du programme. Ces règles d'échange sont prêtes à utiliser et à configurer l'échange à l'aide du traitement Universal XML Data Exchange.

SERVICES DE SERVICE WEB AVEC FICHIERS

"BAS Dokumentoob_g KORP" peut agir comme une bibliothèque externe de fichiers par rapport à d'autres systèmes. L'interaction entre la "BAS Documentation KORP" et une autre application est réalisée à l'aide de services Web.
L'utilisation du programme comme bibliothèque de fichiers vous permet de:

  • ajoutez des pièces jointes aux objets de votre infobase;
  • Libérez votre base d'informations en transférant les fichiers enregistrés vers la "BAS Documentation KORP";
  • fournir un stockage sûr, fiable et centralisé des informations non structurées de votre entreprise;
  • intégrer des fichiers liés à votre base d'informations dans le flux de documents général de l'entreprise;
  • organiser un stockage de fichiers unique pour diverses infobases et applications.

Prix: €2,090

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