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identificación de producto: k2soft-151
Documentos BAS "BAS Dokumentoobig KORP" es una solución innovadora de la clase ECM (Enterprise Content Management) con una amplia gama de capacidades para gestionar procesos de negocios y trabajo en equipo.

"BAS Dokumentoobig KORP" es una solución innovadora de la clase ECM (Enterprise Content Management) con una amplia gama de capacidades para gestionar procesos de negocios y trabajo en equipo.

Caracteristicas
  • Количество рабочих мест
    1
  • Операционная система
    Windows XP, Windows 10, Windows Server 2012, Windows 7
  • Страна
    Украина
  • Fabricante
    BAS
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Descripción del producto


OPORTUNIDADES FUNCIONALES DEL PRODUCTO DE SOFTWARE "BAS DOCUMENTOOB_G CORP"

"BAS Document Management KORP" en un complejo resuelve una amplia gama de tareas de automatización de contabilidad de documentos, interacción de empleados, control y análisis de la disciplina de desempeño. El programa admite el trabajo multiusuario en una red local o a través de Internet. "BAS Document Management KORP" cumple con todos los requisitos legislativos y reglamentarios que rigen el procedimiento para trabajar con documentos.

CUMPLIMIENTO DE LA LEGISLACIÓN UCRANIA

"BAS Dokumentoobig KORP" le permite automatizar los procesos comerciales del flujo de trabajo organizativo y administrativo de acuerdo con las principales decisiones y leyes que rigen la gestión del trabajo de oficina y el flujo de trabajo en Ucrania:

  • Ley de Ucrania del 22/05/2003 Nº 851-IV "sobre documentos electrónicos y documentos electrónicos";
  • La Ley de Ucrania de fecha 05.07.1994 Nº 80/94-VR "sobre la protección de la información en los sistemas de información y telecomunicaciones";
  • La Ley de Ucrania de fecha 10.02.1996 Nº 393/96-BP "Sobre la misa del maíz de las masas";
  • Decreto del Gabinete de Ministros de Ucrania de fecha 30.11.2011 No. 1242 "Sobre la finalización de las Instrucciones típicas para las actividades administrativas en las autoridades centrales de la región autónoma;
  • Resolución del Consejo de Ministros de Ucrania de fecha 28 de octubre de 2004 Nº 1453 "Sobre la certificación del procedimiento estándar para la gestión de documentos electrónicos en autoridades viscosas".

TRABAJA CON DOCUMENTOS


"BAS Dokumentoob_g KORP" le permite trabajar con documentos de cualquier tipo. Cada documento va acompañado de una tarjeta de registro y registro, cuyo conjunto de detalles corresponde a las "Instrucciones para el trabajo de oficina núm. 1153 del 17/10/1997", el decreto del Gabinete de Ministros "Sobre la aprobación del procedimiento estándar para la implementación de la gestión de documentos electrónicos en las autoridades".

ALMACENAMIENTO Y DERECHOS DE ACCESO

En la configuración del programa "BAS Dokumentoobіg KORP", los documentos y archivos internos se almacenan en la estructura de carpetas teniendo en cuenta los derechos de acceso.

La estructura de carpetas se puede formar de acuerdo con la estructura organizativa de la empresa o por tipo de documento.

Cada carpeta está configurada para permitir a los usuarios o grupos de usuarios realizar diversas operaciones: leer, agregar, editar o eliminar.
Además de esto, todos los datos de configuración del "BAS Documentation KORP" están limitados por los derechos de acceso dependiendo de los tipos de documentos, marcas de acceso para documentos, grupos de corresponsales y grupos de individuos, organizaciones y asuntos comerciales.
Directamente, los archivos pueden almacenarse tanto en la base de datos como en volúmenes en el disco.

DESCARGA AUTOMÁTICA DE ARCHIVOS DEL CATÁLOGO

El programa puede cargar automáticamente archivos al directorio especificado en la red local. Tan pronto como aparece un archivo o carpeta con archivos en este directorio, se transfieren inmediatamente a la carpeta Administración de documentos con la preservación de los nombres originales y la estructura de las subcarpetas. Los archivos descargados se reconocen, indexan automáticamente y pueden participar de inmediato en la gestión de documentos de su empresa. Es conveniente utilizarlo para la integración, por ejemplo, con escáneres de transmisión de red, máquinas de fax y otras aplicaciones.

REGISTRO DE DOCUMENTOS DE ENTRADA Y SALIDA

"BAS Dokumentoob_g KORP" le permite grabar y registrar la correspondencia entrante y saliente. Al mismo tiempo, la generación automática de números de registro pasantes se lleva a cabo de acuerdo con reglas complejas.
El registro de documentos se lleva a cabo de conformidad con las normas estatales, las instrucciones estándar y las tradiciones del trabajo doméstico.
El registro de documentos se acompaña de los siguientes procesos:

  • contabilidad de documentos recibidos, impresión de códigos de barras y sellos de registro;
  • automatización del procedimiento de revisión de documentos y control posterior;
  • notificación de artistas intérpretes o ejecutantes;
  • apoyo a plazos regulados para la ejecución de documentos;
  • formación de casos, transferencia de archivos cerrados para almacenamiento o destrucción de archivos;
  • Generación posterior de informes sobre recepción y ejecución de documentos sobre documentos caducados.

CONTABILIDAD DE LLAMAMIENTOS CIUDADANOS

El programa prevé el registro y la tramitación de los recursos de los ciudadanos de conformidad con la Ley de Ucrania Nº 393/96-BP de fecha 10.02.1996 "Acerca de los recursos de los ciudadanos".
Se proporciona la contabilidad de duplicados y apelaciones repetidas, así como también el envío de apelaciones de ciudadanos hacia y desde terceros.
Para trabajar con las apelaciones de los ciudadanos, se utiliza un lugar de trabajo especial, en el que el especialista ve de inmediato todas las apelaciones de los ciudadanos recibidas, el historial de correspondencia y otra información que las acompaña. Para analizar y controlar la ejecución de las apelaciones de los ciudadanos, se utilizan los informes "Ejecución de las apelaciones de los ciudadanos", "Estructura de las apelaciones para el período", "Dinámica del número de apelaciones", "Lista de apelaciones de los ciudadanos".

CONTABILIDAD DE CONTRATOS

En "BAS Documentoobig KORP" se automatiza el ciclo de vida completo de los documentos del contrato:
preparación de un borrador de contrato;

  • coordinación del proyecto de acuerdo, tanto externo como interno;
  • contabilidad de todos los documentos relacionados con el contrato, por ejemplo, actos, acuerdos adicionales;
  • contabilidad y control de los períodos de validez del contrato;
  • extensión automática de validez de acuerdo con las reglas especificadas en el contrato;
  • • contabilidad de monedas múltiples de montos de contratos;
  • contabilidad y control del cumplimiento de obligaciones financieras en virtud del contrato;
  • control de la disponibilidad de documentos de respaldo del contrato, por ejemplo, una factura;
  • control de la devolución de copias transferidas de documentos bajo el contrato;
  • rescisión del contrato.


Para el análisis del trabajo contractual, se proporcionan informes tales como “Lista de acuerdos concluidos”, “Contratos con acuerdos que expiran”, “Documentos de acompañamiento bajo el acuerdo”, “Dinámica del número de acuerdos concluidos”, “Dinámica de los montos de los acuerdos concluidos”, “Acuerdos terminados”.

ESCANEAR

El "BAS Documentation KORP" brinda la capacidad de descargar documentos y archivos entrantes, salientes e internos desde escáneres de cualquier tipo que admitan la interfaz TWAIN. El escaneo se lleva a cabo en formatos jpg, pdf y tif, incluidas las páginas múltiples.
Admite escaneo continuo con reconocimiento automático de códigos de barras de documentos y la formación de archivos tif o pdf de varias páginas.
Se proporciona reconocimiento automático de imágenes escaneadas y búsqueda de texto completo de documentos reconocidos.

CORREO ELECTRONICO

El correo interno integrado en el "BAS Document Management CORP" permite:

  • Envíe por correo electrónico directamente desde el programa cualquier documento o archivo.
  • Cargue entradas o documentos internos por correo electrónico.
  • Cuando use EDS, envíe y reciba archivos firmados y cifrados.
  • Busque letras por detalles y mediante una búsqueda rápida, búsqueda, entre otras cosas, y por el contenido de texto de las letras.
  • Además, el programa monitorea automáticamente el correo y muestra un mensaje que aparece en la esquina inferior derecha, cuando llegan nuevos mensajes. Si hubo correspondencia en la carta, el programa informa esto, mostrando hipervínculos en el área de lectura y la tarjeta de carta.

DESEMPEÑO DE TAREAS POR CORREO

La tarea se puede realizar por correo, simplemente respondiendo a mensajes de correo especiales enviados automáticamente por el programa.

VER, EDITAR Y CONTROLAR VERSIONES

Para ver y editar documentos, "BAS Documentation KORP" utiliza las aplicaciones apropiadas instaladas en las computadoras locales de los usuarios.

El trabajo diario con documentos y archivos se realiza directamente en el "escritorio"; el usuario ve una lista de documentos editables y una lista de tareas que no se han completado; se proporciona una configuración de "Escritorio" con la capacidad de eliminar, agregar o intercambiar elementos de una sección en particular.

"BAS Dokumentoob_g KORP" proporciona a los empleados acceso a archivos, tanto para ver como para editar. Los conflictos al editar documentos se eliminan gracias al mecanismo de bloqueo de archivos.
Al guardar los cambios en la base de datos, se crea automáticamente una nueva versión del archivo con el autor, la fecha y la hora de creación.

Directamente desde la tarjeta de archivo, puede ver la lista de versiones, eliminar las innecesarias, cambiar la versión activa (actual). Para archivos de formatos populares (doc, rtf, html, txt, odt) se admite la comparación de versiones.

DOCUMENTOS Y ARCHIVOS

En "BAS Documentation KORP", los usuarios pueden configurar y usar plantillas de archivos y documentos rellenadas automáticamente. Al crear un nuevo archivo a partir de una plantilla, los campos de la plantilla se completan automáticamente con credenciales, por ejemplo, nombre, autor, fecha de creación, monto del contrato y detalles de la contraparte.
Al crear un nuevo documento a partir de la plantilla, sus detalles se completan inmediatamente de acuerdo con la plantilla, y todos los archivos especificados en la plantilla se adjuntan automáticamente al documento, que, a su vez, también se rellenan automáticamente según los detalles del documento.

DOCUMENTOS DE CODIFICACIÓN

En "BAS Documentation KORP", a todos los documentos se les asigna automáticamente un código de barras, que puede:

  • imprimir en una hoja separada;
  • imprimir sobre la página de título de un documento en papel;
  • imprimir en una pegatina;
  • insertar en un documento electrónico como una imagen.

Los códigos de barras se utilizan para buscar rápidamente credenciales de documentos y para adjuntar automáticamente archivos a documentos durante el escaneo de transmisión.

SELLOS DE REGISTRO DE DOCUMENTOS DE IMPRESIÓN

En el "BAS Documentation KORP" los usuarios pueden imprimir el sello de registro de un documento que contiene el nombre de la organización, número de registro y fecha de registro, código de barras. El sello de registro se puede imprimir tanto en una hoja separada como en la parte superior de la página de título de un documento en papel.

RELACIÓN ENTRE DOCUMENTOS

El "KORP de documentación de BAS" proporciona relaciones estándar entre documentos que se establecen automáticamente, por ejemplo, al registrar documentos de respuesta. El programa le permite configurar relaciones adicionales entre documentos y especificar las reglas para usar estas relaciones para los tipos de documentos. Se admiten comunicaciones individuales, múltiples, unidireccionales y bidireccionales.

VARIAS RESOLUCIONES EN DOCUMENTOS

En la tarjeta de documento "BAS Documentation KORP" puede especificar varias resoluciones. Las resoluciones son generadas automáticamente por el proceso comercial Revisión o pueden ingresarse manualmente. Al mismo tiempo, los autores de las resoluciones pueden ser no solo empleados de su empresa o institución, sino también funcionarios de organizaciones de terceros.

ENVÍO DE DOCUMENTOS ENTRANTES

En el programa "BAS Documentation KORP" puede tener en cuenta el envío de documentos entrantes a organizaciones de terceros, así como la recepción de documentos entrantes redirigidos de organizaciones de terceros. Al mismo tiempo, el programa le permite controlar el tiempo de ejecución de los documentos reenviados.

CONTROL DE DOCUMENTOS TRANSFERIDOS

Se proporciona la contabilidad de la transferencia de documentos a los funcionarios corresponsales y el control del momento de la devolución de los documentos transferidos.

PROCESOS EMPRESARIALES Y TRABAJO DEL USUARIO

En el programa "BAS Documentation KORP", el trabajo en equipo con documentos se implementa mediante los siguientes procesos de negocio:

  • Consideración: el documento se presenta para su consideración al jefe y con su resolución se devuelve al autor del documento. En este caso, directamente en el proceso de consideración, un funcionario puede hacer una resolución de texto o enviar un documento para su ejecución o familiarización.
  • Ejecución: el documento se transmite para su ejecución a todos los usuarios de la lista y al controlador para cumplir con la disciplina ejecutiva. Uno de los usuarios puede ser designado como el ejecutor responsable.
  • Aprobación: los documentos adjuntos a dicho proceso de negocios son aprobados por los encuestados indicados y luego devueltos al autor de este proceso de negocios para familiarizarse con los resultados de la aprobación o enviarlos para una nueva aprobación. En "BAS Documentation KORP", tales opciones de aprobación son compatibles como:
    • paralelo
    • secuencial
    • mixto (paralelo y en serie), incluso teniendo en cuenta las condiciones de enrutamiento.
  • Aprobación: el documento se presenta para su aprobación a la persona responsable y se devuelve al autor del documento para familiarizarse con el resultado de la aprobación.
  • Registro: el documento llega a la secretaria para asignar un número de registro, pegar el sello de la organización y enviarlo al corresponsal.
  • Familiarización: mediante este proceso empresarial, el documento requerido se envía a todos los usuarios de la lista para familiarizarse.
  • Instrucciones: utilizando este proceso de negocio, puede emitir instrucciones a los empleados y verificar su implementación.
  • Procesamiento de un documento entrante: este proceso de negocio automatiza el ciclo completo de procesamiento de un documento entrante: revisión, ejecución, cancelación.
  • Procesamiento de salida: este proceso de negocio automatiza el ciclo completo de creación de un documento saliente: aprobación, aprobación, registro.

Es posible asignar tareas no solo a artistas específicos, sino también a roles. Entonces, por ejemplo, se puede enviar un documento para la aprobación de la función de "Director", y el programa entregará automáticamente la tarea correspondiente a la persona que actualmente desempeña esta función, al director mismo o su adjunto.

Para garantizar un enrutamiento estricto, es posible configurar plantillas de ruta de proceso de negocio para cada tipo de documento, teniendo en cuenta el enrutamiento condicional. Entonces, por ejemplo, una plantilla se usará para acordar contratos, cuyo monto excede los 20 mil hryvnias, y otra para coordinar todos los demás acuerdos. Las condiciones de enrutamiento se pueden configurar en modo de diseño o en el lenguaje incorporado.

Los plazos para la ejecución de los procesos comerciales se controlan teniendo en cuenta los horarios de trabajo de los empleados y se pueden calcular no solo en días, sino también en horas e incluso minutos.

Implementado el lanzamiento automático de procesos de negocios en un horario.

Se admite la jerarquía de subordinación de los procesos empresariales y sus tareas. Al crear un proceso empresarial, puede especificar que esté subordinado a la tarea de otro proceso empresarial. Por lo tanto, se construye una jerarquía de procesos y tareas empresariales, que pueden ver todos los participantes en estos procesos empresariales, teniendo en cuenta los derechos de acceso.
Existe la posibilidad de detener temporalmente los procesos comerciales, lo que se aplica a todos los procesos comerciales subordinados y sus tareas.

INTEGRACIÓN DE PROCESOS EMPRESARIALES CON OTRAS BASES DE DATOS DE INFORMACIÓN

El objetivo principal de este mecanismo de integración es automatizar dichos procesos de procesamiento de datos que cruzan los límites de varias bases de información; hacer que cruzar estas fronteras sea invisible para los usuarios. Un ejemplo de un proceso de negocio que cruza los límites de las configuraciones: el proceso de procesamiento de un pedido de un cliente comienza en la base de información de Trade Management, edición 3, continúa en KORP de documentación de BAS y termina nuevamente en Trade Management.

CONVENIENCIA DE TRABAJO CADA DÍA

La ventana "Actualidad" en el escritorio se abre cuando se inicia el programa. Muestra la información resumida sobre las tareas del usuario y subordinados (para gerentes), eventos de calendario, mensajes de correo y foros sobre eventos, sobre cómo trabajar con documentos, sobre el seguimiento del tiempo.
La ventana "Mis tareas" muestra las listas de tareas del usuario actual en las pestañas "Tarea para mí" y "Tarea de mí". La pestaña "Tarea para mí" refleja las tareas destinadas al usuario actual directamente, a través de roles o delegación. La pestaña "Tarea de mí" muestra las tareas creadas por el usuario actual.
La tarea puede ser indicada por banderas de diferentes colores. Esto es conveniente cuando se trabaja con una gran cantidad de tareas.

BUSQUEDA

Un documento electrónico es un conjunto de datos estructurados que contiene la parte necesaria y sustantiva. Los detalles del documento y la información de su contenido se pueden utilizar en el proceso de búsqueda de un documento específico.
En "BAS Dokumentoobig KORP" se implementa una búsqueda de texto completo de cualquier dato (documentos, archivos) no solo para todos los campos de tarjetas, sino también para el contenido de versiones de archivos de formatos populares, teniendo en cuenta la morfología de los idiomas ruso, ucraniano e inglés.

CONTABILIDAD DEL TIEMPO DE TRABAJO Y CONTROL DE LA EJECUCIÓN

Los datos contables del tiempo de trabajo y la posibilidad de su control le proporcionan al jefe información para tomar decisiones administrativas y permiten optimizar el trabajo de los empleados.
El programa implementa informes diarios de los empleados, que incluyen datos sobre el tiempo, el proyecto y el contenido del trabajo. Sobre la base de esta información, es posible crear varios informes sobre el tiempo empleado por los empleados en el contexto de los tipos de trabajo, departamentos o períodos.
El programa le permite mantener un calendario común y personal y seleccionar el tiempo para los eventos teniendo en cuenta el empleo de los participantes. Se puede crear un calendario sobre la base de cualquier otro tema del programa, por ejemplo, tareas, documentos, cartas, eventos.

ORGANIZACIÓN DE LA BASE DE DATOS DE INFORMACIÓN DISTRIBUIDA

El "BAS Documentation KORP" proporciona trabajo en un modo de base de datos distribuida, incluida la opción de almacenar archivos no en la base de datos, sino en el disco.

INTERCAMBIO DE DATOS CON OTRAS CONFIGURACIONES TÍPICAS

  En el "KORP de gestión de documentos BAS", los planes de intercambio con configuraciones estándar están integrados en el sistema.
Además, el paquete de intercambio con otras soluciones de aplicación se incluye en el paquete de lanzamientos de programas. Estas reglas de intercambio están listas para usar y configurar el intercambio utilizando el procesamiento Universal XML Data Exchange.

SERVICIOS WEB DE SERVICIOS CON ARCHIVOS

"BAS Dokumentoob_g KORP" puede actuar como una biblioteca externa de archivos en relación con otros sistemas. La interacción entre el "KORP de documentación de BAS" y otra aplicación se lleva a cabo mediante servicios web.
Usar el programa como una biblioteca de archivos le permite:

  • agregue archivos adjuntos a los objetos de su base de datos;
  • Alivie su base de información transfiriendo los archivos guardados al "KORP de documentación BAS";
  • proporcionar almacenamiento seguro, confiable y centralizado de información no estructurada de su empresa;
  • integrar archivos relacionados con su base de información en el flujo de documentos generales de la empresa;
  • organice un único almacenamiento de archivos para varias bases de datos y aplicaciones.

Precio: €2,090

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