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BAS-Dokumente "BAS Dokumentoobig KORP" ist eine innovative Lösung der ECM-Klasse (Enterprise Content Management) mit einer Vielzahl von Funktionen zur Verwaltung von Geschäftsprozessen und Teamarbeit.

"BAS Dokumentoobig KORP" ist eine innovative Lösung der ECM-Klasse (Enterprise Content Management) mit einer Vielzahl von Funktionen zur Verwaltung von Geschäftsprozessen und Teamarbeit.

Eigenschaften
  • Количество рабочих мест
    1
  • Операционная система
    Windows XP, Windows 10, Windows Server 2012, Windows 7
  • Страна
    Украина
  • Hersteller
    BAS
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Produktbeschreibung


FUNKTIONSMÖGLICHKEITEN DES SOFTWAREPRODUKTS "BAS DOCUMENTOOB_G CORP"

"BAS Document Management KORP" in einem Komplex löst eine Vielzahl von Aufgaben der Automatisierung der Dokumentenbuchhaltung, der Mitarbeiterinteraktion, der Kontrolle und Analyse der Leistungsdisziplin. Das Programm unterstützt die Mehrbenutzerarbeit in einem lokalen Netzwerk oder über das Internet. "BAS Document Management KORP" erfüllt alle gesetzlichen und behördlichen Anforderungen für das Verfahren zur Bearbeitung von Dokumenten.

EINHALTUNG DER UKRAINISCHEN GESETZGEBUNG

Mit "BAS Dokumentoobig KORP" können Sie Geschäftsprozesse des organisatorischen und administrativen Workflows gemäß den wichtigsten Entscheidungen und Gesetzen automatisieren, die die Verwaltung von Büroarbeit und Workflow in der Ukraine regeln:

  • Gesetz der Ukraine vom 22.05.2003 Nr. 851-IV "Über elektronische Dokumente und elektronische Dokumente";
  • Das Gesetz der Ukraine vom 05.07.1994 Nr. 80/94-VR "Über den Schutz von Informationen in Informations- und Telekommunikationssystemen";
  • Das Gesetz der Ukraine vom 02.10.1996 Nr. 393/96-BP "Über die Masse des Getreides der Massen";
  • Dekret des Ministerkabinetts der Ukraine vom 30.11.2011 Nr. 1242 "Über den Abschluss typischer Anweisungen für Büroarbeiten bei den Zentralbehörden der autonomen Region;
  • Beschluss des Ministerkabinetts der Ukraine vom 28. Oktober 2004 Nr. 1453 "Über die Zertifizierung des Standardverfahrens für die Verwaltung elektronischer Dokumente in viskosen Behörden".

ARBEITEN SIE MIT DOKUMENTEN


Mit "BAS Dokumentoob_g KORP" können Sie mit Dokumenten aller Art arbeiten. Jedem Dokument ist eine Registrierungs- und Registrierungskarte beigefügt, deren Einzelheiten den "Anweisungen für die Büroarbeit Nr. 1153 vom 17.10.1997", dem Dekret des Ministerkabinetts "Nach Genehmigung des Standardverfahrens für die elektronische Dokumentenverwaltung in Behörden", entsprechen.

LAGER- UND ZUGRIFFSRECHTE

Bei der Konfiguration des Programms "BAS Dokumentoobіg KORP" werden interne Dokumente und Dateien unter Berücksichtigung der Zugriffsrechte in der Ordnerstruktur gespeichert.

Die Ordnerstruktur kann entsprechend der Organisationsstruktur des Unternehmens oder nach Dokumenttyp gebildet werden.

Jeder Ordner ist so eingestellt, dass Benutzer oder Benutzergruppen verschiedene Vorgänge ausführen können: Lesen, Hinzufügen, Bearbeiten oder Löschen.
Darüber hinaus sind alle Konfigurationsdaten des "BAS Documentation KORP" durch Zugriffsrechte abhängig von den Dokumenttypen, Zugriffsmarken für Dokumente, Korrespondentengruppen und Gruppen von Einzelpersonen, Organisationen und geschäftlichen Themen begrenzt.
Dateien können direkt sowohl in der Infobase als auch in Volumes auf der Festplatte gespeichert werden.

AUTOMATISCHER DOWNLOAD VON DATEIEN AUS DEM KATALOG

Das Programm kann automatisch Dateien in das angegebene Verzeichnis im lokalen Netzwerk hochladen. Sobald eine Datei oder ein Ordner mit Dateien in diesem Verzeichnis angezeigt wird, werden diese sofort unter Beibehaltung der ursprünglichen Namen und der Struktur der Unterordner in den Ordner "Dokumentenverwaltung" übertragen. Heruntergeladene Dateien werden automatisch erkannt, indiziert und können sofort in die Dokumentenverwaltung Ihres Unternehmens einbezogen werden. Es ist praktisch für die Integration, beispielsweise in Netzwerk-Streaming-Scanner, Faxgeräte und andere Anwendungen.

REGISTRIERUNG VON EINKOMMENDEN UND AUSGANGSDOKUMENTEN

Mit "BAS Dokumentoob_g KORP" können Sie eingehende und ausgehende Korrespondenz aufzeichnen und registrieren. Gleichzeitig erfolgt die automatische Generierung von Durchgangsregistrierungsnummern nach komplexen Regeln.
Die Registrierung von Dokumenten erfolgt in Übereinstimmung mit staatlichen Standards, Standardanweisungen und Traditionen der häuslichen Büroarbeit.
Die Registrierung von Dokumenten wird von folgenden Prozessen begleitet:

  • Abrechnung erhaltener Dokumente, Drucken von Barcodes und Registrierungsstempeln;
  • Automatisierung des Verfahrens zur Überprüfung von Dokumenten und anschließenden Kontrolle;
  • Benachrichtigung der ausübenden Künstler;
  • Unterstützung regulierter Fristen für die Ausführung von Dokumenten;
  • Bildung von Fällen, Übertragung geschlossener Dateien zur Archivierung oder Zerstörung;
  • Nachträgliche Erstellung von Berichten über den Empfang und die Ausführung von Dokumenten zu abgelaufenen Dokumenten.

RECHNUNGSLEGUNG VON BÜRGERBESCHWERDEN

Das Programm sieht die Registrierung und Bearbeitung von Bürgerbeschwerden gemäß dem Gesetz der Ukraine Nr. 393/96-BP vom 02.10.1996 "Über Bürgerbeschwerden" vor.
Die Bilanzierung von Duplikaten und wiederholten Einsprüchen sowie die Weiterleitung von Einsprüchen der Bürger an und von Dritten ist vorgesehen.
Für die Bearbeitung von Bürgerbeschwerden wird ein spezieller Arbeitsplatz verwendet, an dem der Spezialist sofort alle eingegangenen Bürgerbeschwerden, die Geschichte der Korrespondenz und andere Begleitinformationen zu ihnen sieht. Zur Analyse und Kontrolle der Ausführung von Bürgerbeschwerden werden die Berichte „Ausführung von Bürgerbeschwerden“, „Struktur der Beschwerden für den Zeitraum“, „Dynamik der Anzahl der Beschwerden“ und „Liste der Bürgerbeschwerden“ verwendet.

VERTRAGSRECHNUNG

In "BAS Documentoobig KORP" wird der gesamte Lebenszyklus von Vertragsdokumenten automatisiert:
Vorbereitung eines Vertragsentwurfs;

  • Koordinierung des externen und internen Vertragsentwurfs;
  • Abrechnung aller vertragsbezogenen Dokumente, z. B. Handlungen, Zusatzvereinbarungen;
  • Buchhaltung und Kontrolle der Gültigkeit von Verträgen;
  • automatische Verlängerung der Gültigkeit gemäß den im Vertrag festgelegten Regeln;
  • • Mehrwährungsabrechnung von Vertragsbeträgen;
  • Bilanzierung und Kontrolle der Erfüllung der finanziellen Verpflichtungen aus dem Vertrag;
  • Kontrolle der Verfügbarkeit von Belegen im Rahmen des Vertrags, beispielsweise einer Rechnung;
  • Kontrolle der Rücksendung von übertragenen Kopien von Dokumenten im Rahmen des Vertrags;
  • Kündigung des Vertrages.


Für die Analyse der vertraglichen Arbeiten werden Berichte wie "Liste der abgeschlossenen Vereinbarungen", "Verträge mit auslaufenden Vereinbarungen", "Begleitdokumente im Rahmen der Vereinbarung", "Dynamik der Anzahl der abgeschlossenen Vereinbarungen", "Dynamik der Beträge der abgeschlossenen Vereinbarungen" und "Kündigte Vereinbarungen" bereitgestellt.

SCAN

Das "BAS Documentation KORP" bietet die Möglichkeit, eingehende, ausgehende, interne Dokumente und Dateien von Scannern aller Art herunterzuladen, die die TWAIN-Schnittstelle unterstützen. Das Scannen erfolgt in den Formaten JPG, PDF und TIF, einschließlich mehrseitiger Formate.
Es unterstützt das Scannen von Streams mit der automatischen Erkennung von Dokument-Barcodes und der Bildung mehrseitiger TIF- oder PDF-Dateien.
Die automatische Erkennung gescannter Bilder und die Volltextsuche erkannter Dokumente werden bereitgestellt.

E-MAIL

Die in die "BAS Document Management CORP" integrierte interne Mail ermöglicht:

  • Senden Sie per E-Mail direkt aus dem Programm alle Dokumente oder Dateien.
  • Laden Sie Eingaben oder interne Dokumente per E-Mail hoch.
  • Senden und empfangen Sie bei Verwendung von EDS signierte und verschlüsselte Dateien.
  • Suchen Sie Buchstaben nach Details und verwenden Sie eine Schnellsuche, suchen Sie unter anderem nach dem Textinhalt von Buchstaben.
  • Darüber hinaus überwacht das Programm automatisch E-Mails und zeigt eine Nachricht an, die in der unteren rechten Ecke angezeigt wird, wenn neue Nachrichten eingehen. Wenn der Brief Korrespondenz enthielt, meldet das Programm dies und zeigt Hyperlinks im Lesebereich und auf der Briefkarte an.

LEISTUNG DER AUFGABEN MIT DEM POST

Die Aufgabe kann per E-Mail ausgeführt werden, indem einfach auf spezielle E-Mail-Nachrichten reagiert wird, die vom Programm automatisch gesendet werden.

VERSIONEN ANZEIGEN, BEARBEITEN UND STEUERN

Zum Anzeigen und Bearbeiten von Dokumenten verwendet "BAS Documentation KORP" die entsprechenden Anwendungen, die auf den lokalen Computern der Benutzer installiert sind.

Die tägliche Arbeit mit Dokumenten und Dateien wird direkt auf dem "Desktop" ausgeführt. Der Benutzer sieht eine Liste der bearbeitbaren Dokumente und eine Liste der Aufgaben, die noch nicht abgeschlossen wurden. Eine Desktop-Einstellung bietet die Möglichkeit, Elemente eines bestimmten Abschnitts zu löschen, hinzuzufügen oder auszutauschen.

"BAS Dokumentoob_g KORP" bietet Mitarbeitern Zugriff auf Dateien zum Anzeigen und Bearbeiten. Konflikte beim Bearbeiten von Dokumenten werden dank des Dateisperrmechanismus beseitigt.
Beim Speichern von Änderungen an der Infobase wird automatisch eine neue Version der Datei mit Autor, Datum und Uhrzeit der Erstellung erstellt.

Direkt von der Karteikarte können Sie die Liste der Versionen anzeigen, unnötige löschen und die aktive (aktuelle) Version ändern. Für Dateien mit gängigen Formaten (doc, rtf, html, txt, odt) wird der Versionsvergleich unterstützt.

DOKUMENTE UND DATEIEN

In "BAS Documentation KORP" können Benutzer automatisch ausgefüllte Vorlagen von Dateien und Dokumenten konfigurieren und verwenden. Beim Erstellen einer neuen Datei aus einer Vorlage werden die Vorlagenfelder automatisch mit Anmeldeinformationen ausgefüllt, z. B. Name, Autor, Erstellungsdatum, Vertragsbetrag und Angaben zur Gegenpartei.
Wenn Sie ein neues Dokument aus der Vorlage erstellen, werden die Details sofort gemäß der Vorlage ausgefüllt, und alle in der Vorlage angegebenen Dateien werden automatisch an das Dokument angehängt, die wiederum automatisch basierend auf den Details des Dokuments ausgefüllt werden.

BARCODING DOKUMENTE

In "BAS Documentation KORP" wird allen Dokumenten automatisch ein Barcode zugewiesen, der:

  • auf ein separates Blatt drucken;
  • Drucken Sie über die Titelseite eines Papierdokuments.
  • Druck auf einem Aufkleber;
  • als Bild in ein elektronisches Dokument einfügen.

Barcodes werden verwendet, um schnell nach Dokumentanmeldeinformationen zu suchen und Dateien beim Streaming-Scan automatisch an Dokumente anzuhängen.

DRUCKDOKUMENT-REGISTRIERUNGSSTEMPEL

In "BAS Documentation KORP" können Benutzer den Registrierungsstempel eines Dokuments drucken, das den Namen der Organisation, die Registrierungsnummer und das Registrierungsdatum sowie den Barcode enthält. Der Registrierungsstempel kann sowohl auf einem separaten Blatt als auch über der Titelseite eines Papierdokuments gedruckt werden.

BEZIEHUNG ZWISCHEN DOKUMENTEN

Die "BAS-Dokumentation KORP" sieht Standardbeziehungen zwischen Dokumenten vor, die automatisch eingerichtet werden, beispielsweise bei der Registrierung von Antwortdokumenten. Mit dem Programm können Sie zusätzliche Beziehungen zwischen Dokumenten konfigurieren und die Regeln für die Verwendung dieser Beziehungen für Dokumenttypen festlegen. Einzel-, Mehrfach-, Einweg- und Zweiwegkommunikation werden unterstützt.

VERSCHIEDENE ENTSCHLIESSUNGEN IN DOKUMENTEN

In der Dokumentenkarte "BAS Documentation KORP" können Sie mehrere Auflösungen angeben. Auflösungen werden automatisch vom Geschäftsprozess Überprüfen generiert oder können manuell eingegeben werden. Gleichzeitig können die Verfasser von Resolutionen nicht nur Mitarbeiter Ihres Unternehmens oder Ihrer Institution sein, sondern auch Beamte von Drittorganisationen.

LIEFERUNG VON EINKOMMENDEN DOKUMENTEN

Im Programm "BAS Documentation KORP" können Sie die Weiterleitung eingehender Dokumente an Drittorganisationen sowie den Empfang umgeleiteter eingehender Dokumente von Drittorganisationen berücksichtigen. Gleichzeitig können Sie mit dem Programm die Ausführungszeit weitergeleiteter Dokumente steuern.

KONTROLLE ÜBERTRAGTER DOKUMENTE

Die Bilanzierung der Übermittlung von Dokumenten an Korrespondenten und die Kontrolle des Zeitpunkts der Rückgabe der übermittelten Dokumente sind vorgesehen.

GESCHÄFTSPROZESSE UND BENUTZERARBEITEN

Im Programm "BAS Documentation KORP" wird die Teamarbeit mit Dokumenten mit folgenden Geschäftsprozessen implementiert:

  • Prüfung: Das Dokument wird dem Leiter zur Prüfung vorgelegt und mit seiner Auflösung an den Autor des Dokuments zurückgesandt. In diesem Fall kann ein Beamter direkt während der Prüfung eine Textauflösung vornehmen oder ein Dokument zur Ausführung oder Überprüfung senden.
  • Ausführung: Das Dokument wird zur Ausführung an alle Benutzer auf der Liste und an den Controller übertragen, um die Disziplin der Führungskräfte einzuhalten. Einer der Benutzer kann zum verantwortlichen Executor ernannt werden.
  • Genehmigung: Die einem solchen Geschäftsprozess beigefügten Dokumente werden von den angegebenen Befragten genehmigt und dann an den Autor dieses Geschäftsprozesses zurückgesandt, um sich mit den Ergebnissen der Genehmigung vertraut zu machen oder zur erneuten Genehmigung zu senden. In "BAS Documentation KORP" werden folgende Genehmigungsoptionen unterstützt:
    • parallel;
    • sequentiell;
    • gemischt (parallel und seriell), einschließlich der Berücksichtigung der Routing-Bedingungen.
  • Genehmigung: Das Dokument wird der verantwortlichen Person zur Genehmigung vorgelegt und an den Autor des Dokuments zurückgesandt, um sich mit dem Ergebnis der Genehmigung vertraut zu machen.
  • Registrierung: Das Dokument geht an die Sekretärin, um eine Registrierungsnummer zuzuweisen, das Siegel der Organisation anzubringen und es an den Korrespondenten zu senden.
  • Einarbeitung: Mit diesem Geschäftsprozess wird das erforderliche Dokument zur Einarbeitung an alle Benutzer in der Liste gesendet.
  • Anleitung: Mit diesem Geschäftsprozess können Sie Mitarbeitern Anweisungen erteilen und deren Implementierung überprüfen.
  • Verarbeitung eines eingehenden Dokuments: Dieser Geschäftsprozess automatisiert den gesamten Zyklus der Verarbeitung eines eingehenden Dokuments - Überprüfung, Ausführung, Abschreibung.
  • Ausgangsverarbeitung: Dieser Geschäftsprozess automatisiert den gesamten Zyklus der Erstellung eines Ausgangsdokuments - Genehmigung, Genehmigung, Registrierung.

Es ist möglich, Aufgaben nicht nur bestimmten Darstellern, sondern auch Rollen zuzuweisen. So kann beispielsweise ein Dokument zur Genehmigung der Rolle des „Direktors“ gesendet werden, und das Programm liefert automatisch die entsprechende Aufgabe an denjenigen, der diese Rolle derzeit ausübt - an den Direktor selbst oder seinen Stellvertreter.

Um ein straffes Routing sicherzustellen, können Geschäftsprozessroutenvorlagen für jeden Dokumenttyp unter Berücksichtigung des bedingten Routings konfiguriert werden. So wird beispielsweise eine Vorlage verwendet, um Verträge zu vereinbaren, deren Höhe 20.000 Griwna übersteigt, und eine andere, um alle anderen Vereinbarungen zu koordinieren. Die Routing-Bedingungen können im Entwurfsmodus oder in der integrierten Sprache konfiguriert werden.

Die Fristen für die Ausführung von Geschäftsprozessen werden unter Berücksichtigung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter überwacht und können nicht nur in Tagen, sondern auch in Stunden und sogar Minuten berechnet werden.

Automatischer Start von Geschäftsprozessen nach Zeitplan implementiert.

Die Hierarchie der Unterordnung von Geschäftsprozessen und deren Aufgaben wird unterstützt. Beim Erstellen eines Geschäftsprozesses können Sie angeben, dass er der Aufgabe eines anderen Geschäftsprozesses untergeordnet ist. Auf diese Weise wird eine Hierarchie von Geschäftsprozessen und Aufgaben erstellt, die von allen Teilnehmern an diesen Geschäftsprozessen unter Berücksichtigung der Zugriffsrechte gesehen werden kann.
Es besteht die Möglichkeit, Geschäftsprozesse vorübergehend zu stoppen, was für alle untergeordneten Geschäftsprozesse und deren Aufgaben gilt.

INTEGRATION VON GESCHÄFTSPROZESSEN MIT ANDEREN INFORMATIONSDATENBANKEN

Der Hauptzweck dieses Integrationsmechanismus besteht darin, solche Datenverarbeitungsprozesse zu automatisieren, die die Grenzen verschiedener Informationsbasen überschreiten. Machen Sie das Überschreiten dieser Grenzen für Benutzer unsichtbar. Ein Beispiel für einen Geschäftsprozess, der die Grenzen von Konfigurationen überschreitet: Der Prozess der Bearbeitung eines Kundenauftrags beginnt in der Trade Management-Informationsbasis, Ausgabe 3, wird in der BAS-Dokumentation KORP fortgesetzt und endet erneut im Trade Management.

Bequemlichkeit der Arbeit jeden Tag

Das Fenster "Aktuelle Angelegenheiten" auf dem Desktop wird geöffnet, wenn das Programm gestartet wird. Es zeigt die zusammenfassenden Informationen zu den Aufgaben des Benutzers und seiner Untergebenen (für Manager), Kalenderereignisse, E-Mail- und Forumsnachrichten zu Ereignissen, zur Arbeit mit Dokumenten und zur Zeiterfassung.
Das Fenster "Meine Aufgaben" zeigt die Aufgabenlisten des aktuellen Benutzers auf den Registerkarten "Aufgabe an mich" und "Aufgabe an mich". Die Registerkarte „Aufgabe für mich“ spiegelt Aufgaben, die für den aktuellen Benutzer bestimmt sind, direkt über Rollen oder Delegierungen wider. Auf der Registerkarte "Aufgabe von mir" werden Aufgaben angezeigt, die vom aktuellen Benutzer erstellt wurden.
Die Aufgabe kann durch Flaggen unterschiedlicher Farben angezeigt werden. Dies ist praktisch, wenn Sie mit einer großen Anzahl von Aufgaben arbeiten.

SUCHE

Ein elektronisches Dokument ist ein strukturierter Datensatz, der den erforderlichen und inhaltlichen Teil enthält. Die Details des Dokuments und die Informationen zu seinem Inhalt können bei der Suche nach einem bestimmten Dokument verwendet werden.
In "BAS Dokumentoobig KORP" wird eine Volltextsuche aller Daten (Dokumente, Dateien) nicht nur für alle Kartenfelder implementiert, sondern auch für den Inhalt von Versionen von Dateien gängiger Formate unter Berücksichtigung der Morphologie der russischen, ukrainischen und englischen Sprache.

BILANZIERUNG DER ARBEITSZEIT UND KONTROLLE DER AUSFÜHRUNG

Arbeitszeitabrechnungsdaten und die Möglichkeit ihrer Kontrolle liefern dem Leiter Informationen für Managemententscheidungen und ermöglichen die Optimierung der Arbeit der Mitarbeiter.
Das Programm implementiert tägliche Berichte von Mitarbeitern, die Daten zu Zeit, Projekt und Arbeitsinhalten enthalten. Basierend auf diesen Informationen ist es möglich, verschiedene Berichte über die Zeit zu erstellen, die Mitarbeiter im Kontext der Arten von Arbeiten, Abteilungen oder Zeiträumen verbringen.
Das Programm ermöglicht es Ihnen, einen gemeinsamen und persönlichen Kalender zu führen und den Zeitpunkt für Veranstaltungen unter Berücksichtigung der Beschäftigung der Teilnehmer auszuwählen. Ein Kalender kann auf der Grundlage eines anderen Themas des Programms erstellt werden, z. B. Aufgaben, Dokumente, Briefe, Ereignisse.

ORGANISATION DER VERTEILTEN INFORMATIONSDATENBANK

Die "BAS-Dokumentation KORP" ermöglicht die Arbeit in einem verteilten Infobase-Modus, einschließlich der Option, Dateien nicht in der Infobase, sondern auf der Festplatte zu speichern.

DATENAUSTAUSCH MIT ANDEREN TYPISCHEN KONFIGURATIONEN

  Im "BAS Document Management KORP" sind Austauschpläne mit Standardkonfigurationen in das System integriert.
Darüber hinaus ist das Austauschpaket mit anderen Anwendungslösungen im Paket der Programmversionen enthalten. Diese Austauschregeln können mithilfe der universellen XML-Datenaustauschverarbeitung verwendet und konfiguriert werden.

WEBSERVICE DIENSTLEISTUNGEN MIT DATEIEN

"BAS Dokumentoob_g KORP" kann als externe Dateibibliothek in Bezug auf andere Systeme fungieren. Die Interaktion zwischen der "BAS Documentation KORP" und einer anderen Anwendung erfolgt über Webdienste.
Wenn Sie das Programm als Dateibibliothek verwenden, können Sie:

  • Fügen Sie Anhänge zu den Objekten Ihrer Infobase hinzu.
  • Entlasten Sie Ihre Informationsbasis, indem Sie die gespeicherten Dateien in die "BAS Documentation KORP" übertragen.
  • Bereitstellung einer sicheren, zuverlässigen und zentralen Speicherung unstrukturierter Informationen Ihres Unternehmens;
  • Integrieren Sie Dateien, die sich auf Ihre Informationsbasis beziehen, in den allgemeinen Dokumentenfluss des Unternehmens.
  • Organisieren Sie einen einzelnen Dateispeicher für verschiedene Infobasen und Anwendungen.

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